Iniziamo col dire che UNSPSC è l’acronimo di United Nations Standard Products and Services Code.

È un sistema standard di codifica internazionale che classifica prodotti e servizi di una vasta gamma di fornitori e settori industriali, adoperato ad esempio per l’eCommerce, creato su iniziativa dello United Nations Development Programme (UNDP) e di Dun & Bradstreet. Attualmente è gestito da GS1 US, un’organizzazione senza fini di lucro che sviluppa e mantiene standard per i codici a barre.

L’UNSPSC offre un unico sistema di classificazione globale che può essere utilizzato per:

  • visibilità sui costi e analisi della spesa nelle aziende
  • ottimizzazione degli acquisti
  • sfruttamento completo delle possibilità offerte dal commercio elettronico.

Per esempio, Amazon Business classifica i prodotti e i servizi venduti su Amazon con il sistema UNSPSC.

Il sistema di classificazione UNSPSC contiene 157.000 descrizioni prodotti e servizi. La struttura di codifica è di tipo gerarchico a quattro livelli e combina prodotti simili in gruppi di prodotti standardizzati. I quattro livelli sono denominati (a scendere): Segment, Family, Class e Commodity.

Ciascun codice è costituito da quattro coppie di cifre che creano una gerarchia di categorie sempre più specifiche che culminano in oggetti specifici. Ogni livello contiene un valore numerico a due caratteri e una descrizione testuale.

Per esempio, il codice UNSPSC per matite di legno è 44121706, formato dalle seguenti categorie:

44 Office equipment, accessories, and supplies (Segment)

                12 Office supplies (Family)

                         17 Writing instruments (Class)

                                 06 Wooden pencils (Commodity)

Ai fini delle attività aziendali, l’UNSPSC consente ai team di procurement di investigare e analizzare efficacemente la spesa, migliorare gli acquisti strategici e monitorare i limiti di spesa dei vari gruppi di merci/servizi.

UNSPSC e spend analysis

La trasformazione dei dati grezzi sulla spesa e sui fornitori e la riclassificazione in categorie di approvvigionamento comuni e significative crea una visibilità significativa che consente di sfruttare le opportunità di risparmio.

Questo è possibile grazie al fatto di adoperare una classificazione della spesa per natura secondo l’alberatura standard UNSPSC. Infatti i vari gruppi merce e costi con cui sono comunemente registrati gli acquisti nei sistemi gestionali rispondono a logiche diverse e non sono funzionali alle azioni di ottimizzazione degli acquisti.

L’analisi della spesa dovrebbe includere le attività di identificazione, raccolta automatizzata, pulizia, raggruppamento e categorizzazione di tutti i dati di spesa per beni e servizi acquistati dall’organizzazione.

L’analisi della spesa può essere utilizzata per prendere future decisioni di acquisto e gestione fornendo risposte a domande quali:

  • cosa è stato acquistato?
  • quando è stato acquistato?
  • dove è stato acquistato?
  • quanti fornitori sono stati utilizzati e quanto è stato speso con ciascuno?
  • quanto è stato pagato per la merce?

Tanto più è evoluto il sistema di spend analysis creato in azienda, maggiore è la velocità con cui si può rispondere alle domande.

Ci sono degli step necessari per avviare un’azione sistematica di spend analysis:

  1. Identificare e raccogliere i dati di spesa (mappatura dei dati disponibili e loro localizzazione – ERP o altri sistemi – e valutazione sulla loro qualità, verifica del sistema di classificazione in uso, verifica dei sistemi e delle procedure per l’estrazione dei dati di acquisto, verifica della disponibilità dei dati e delle capabilities per analisi e reporting)
  2. Pulire, raggruppare e classificare i dati di spesa (scelta della tassonomia, combinare sintesi e dettaglio)
  3. Creare processi ripetibili (sfruttando o introducendo automazione non solo nel reporting ma anche nel consolidamento di know-how tecnico non sempre in possesso del procurement)
  4. Analizzare i dati di spesa con regolarità (passare da attività spot a supporto strategico per gli acquisti).

L’analisi della spesa consente di avviare azioni di efficientamento e di cost reduction mirate, potendo contare su una base di dati adatta allo scopo.

Normalmente è difficile concretizzare risultati di efficientamento sulla tail spend e sugli indiretti: con un sistema ed un tool di spend analysis evoluto tempi e sforzo richiesto si riducono.

Una spend analysis condotta manualmente richiede tempi estesi, che la relegano inevitabilmente a un intervento spot, con risultati condizionati dal tempo a disposizione. Anche un’attività esternalizzata ha le caratteristiche proprie di un intervento sporadico. Un approccio sistemico che mette insieme strumenti evoluti e competenze verticali (anche esterne all’azienda) per area di spesa consente di ottenere risultati in minor tempo (attività in parallelo tra ufficio acquisti e consulenti) e con efficacia duratura (l’analisi della spesa assume quindi anche la funzione di controllo).

Per informazioni su spend analysis e cost reduction, scrivi a info@smartvco.com, indicando il codice “C01”

UNSPSC: 43232314