Quello per le telecomunicazioni e la connettività è un costo tecnico in continua evoluzione: a cadenza settimanale gli operatori telefonici lanciano nuovi servizi, promozioni, nuovi schemi di tariffe. Gli uffici acquisti ed i responsabili IT non riescono a stare al passo con la continua evoluzione del mercato della telefonia e faticano a trovare soluzioni le migliori soluzioni alle proprie necessità in termini di telefonia mobile e fissa, trasmissione dati, hardware, software, servizi. Per l’ottimizzazione della spesa sono necessarie competenze specialistiche e conoscenze di dette necessità e delle dinamiche di mercato relative alla telefonia fissa e mobile e alla connettività Internet.

Il primo passo fondamentale è una corretta valutazione del fabbisogno. Da questa ne scaturisce una corretta configurazione di servizi, contratti e attrezzature.

Su quali ambiti si esplicita la valutazione del fabbisogno?

Si tratta di indagare ambiti quali:
– la numerosità delle utenze (e di quelle adoperate: spesso i due numeri non coincidono)
– la quantità di centralini, terminali e commutatori
– la quantità di dispositivi di rete e altri apparati hardware
– la molteplicità dei rapporti contrattuali attivi (quindi non solo quelli relativi al traffico, ma anche quelli i noleggi dell’hardware, le manutenzioni, l’assistenza, …).
Questi elementi di complessità rendono complicato identificare il reale perimetro di spesa e attuare quindi un efficace controllo di gestione e le azioni di miglioramento. Inoltre la complessità dei consuntivi messi a disposizione dagli operatori non facilita la comprensione dei dettagli di quest’area di spesa. Questi ostacoli sono tra le maggiori cause della scarsa consapevolezza che spesso caratterizza il controllo di gestione dei costi aziendali per la telefonia e la connettività. È una voce di spesa presidiata nel suo ammontare complessivo, quando possibile è al centro di arcigne negoziazioni, ma difficilmente è oggetto di analisi di dettaglio, che siano “smart” e in grado di ricondurre i costi aziendali sostenuti al reale fabbisogno aziendale.
La struttura delle offerte e dei contratti proposti dagli operatori sono un ulteriore elemento di difficoltà per il controllo dei costi. I confronti tra le proposte sono complessi da effettuare se non si dispone di una profonda conoscenza delle implicazioni tecniche e commerciali sottostanti. Anche le stesse strutture commerciali degli operatori telefonici faticano a configurare l’offerta migliore per il singolo cliente: in ogni caso dispongono sempre di una asimmetria informativa a loro vantaggio.

Che cosa succede, quindi?
Dal momento che è molto complicato avere una piena cognizione delle dinamiche del sistema d’offerta e se queste siano coerenti con il reale fabbisogno dell’azienda, si finisce per prediligere i costi fissi e quindi scegliere formule flat o che rendono disponibili dei basket condivisi. Queste soluzioni contrattuali sono pensate per l’ottimizzazione dei costi in casi di ipotetico utilizzo “medio” del servizio che, tuttavia, viene spesso solo presunto, non disponendo dei reali profili di consumo (si attinge alla disciplina della “nasometria”). Per carenza di competenze e tempo viene trascurata l’analisi del traffico delle singole utenze e si finisce per configurare un fabbisogno medio, senza conoscere quanti siano i casi che si discostano dalla media: si generano così extra-costi per sforamenti o, all’opposto, sprechi per traffico acquisito e non utilizzato.

Come poter ottimizzare quest’area di spesa?
Le attività di ottimizzazione dei costi delle telecomunicazioni non possono basarsi sulla negoziazione di una massa indistinta di profili standard.
Il primo passo necessario è la profilazione degli utenti e del traffico generato.
Il secondo step è l’analisi delle offerte in vigore e dei contratti.
Sono dopo aver completato queste due azioni si creano i presupposti per avviare una gara di mercato.

Che supporto offrono gli specialisti indipendenti?
Il team di esperti supporta le aziende in tutte le fasi del processo. Dopo la ricognizione della situazione esistente (as-is), si passano in rassegna i vari ambiti di fornitura:
a) Telefonia fissa: individuazione di servizi più convenienti che consentano di ridurre i canoni e abbattere i costi per il traffico
b) Rete dati: ricerca dele migliori condizioni tecniche ed economiche (la qualità deve essere uguale o superiore a quanto usufruito finora)
c) Device mobili (cellulari, tablet): ottenimento dei migliori profili per ciascun utente.

 

Quale miglioramento siamo in grado di portarti?
Un risparmio medio dell’26,6%.

 

Per informazioni su come avviare un progetto di cost reduction su telefonia e connettività, scrivi a info@smartvco.com, indicando il codice “C01”

UNSPSC: 83130100