In questi tempi molto diversi da quelli in cui abbiamo sempre operato, in tanti Paesi si stanno mettendo in atto e studiando interventi di politica fiscale e monetaria in gran parte innovativi o che comunque presentano elementi di discontinuità con il passato. Ad oggi è difficile quantificarne gli impatti in ottica prospettica, tenuto conto dell’incertezza dello scenario e delle nuove variabili e relazioni che sono entrate in gioco. Sappiamo tutti però che molte aziende avranno bisogno di sostegno sotto vari aspetti, da quelli legati alla supply chain finance ad altri più operativi e organizzativi.

Il tema della liquidità (cash flow) si antepone a quello della marginalità (EBIT). Molte aziende saranno impegnate in sforzi per ritrovare competitività e ricercare nuove aree di efficienza. Le direzioni supply chain ed acquisti sono e saranno in prima linea.

In questo contesto risulta utile attivare, in parallelo all’attività dell’ufficio acquisti, un master plan di cost reduction.

In questa maniera l’ufficio acquisti si può concentrare sull’ottimizzazione dei costi diretti, mentre il team incaricato del progetto di cost reduction si dedica ai costi indiretti.

Per impostare un master plan di riduzione costi sui materiali e servizi “indiretti” si parte da un’analisi (a cura del team dedicato) della situazione contabile a sezioni contrapposte con il dettaglio dei sottoconti (bilancino di verifica o piano dei conti valorizzato, secondo altri slang aziendali).

L’analisi evidenzierà quali aree presentano un volume di spesa significativo e aggredibile con un meccanismo a success fee (nessun compenso senza risparmio):

  • Trasporti (strada, mare, aereo)
  • Corrieri espressi
  • Imballi (primario, secondario, terziario)
  • Logistica
  • Carrelli elevatori
  • Abbigliamento, divise e DPI
  • Assicurazioni
  • Buoni pasto
  • Business travel
  • Cedolini paga
  • Commissioni carte di credito
  • Energia elettrica e gas
  • Noleggio IT
  • Informazioni commerciali
  • Manutenzioni impianti
  • Mensa
  • Oneri bancari
  • Oneri INAIL e INPS
  • Parco automezzi
  • Pulizie civili e industriali
  • Smaltimento rifiuti
  • Somministrazione di lavoro
  • TARI – tassa rifiuti
  • Telefonia e connettività
  • Vigilanza e portierato.

Individuate le aree su cui attivare i progetti, si selezionano i fornitori coinvolti: occorre poi effettuare un’estrazione contabile avendo come criterio i fornitori così individuati. Quest’azione permette di identificare il volume di spesa aggredibile, a prescindere del conto di destinazione (ad esempio, capita spesso che il materiale d’ufficio sia registrato non solo nel conto relativo ma anche tra le spese di produzione, di marketing e direzionali).

Dall’analisi di questa documentazione si procede poi con la riclassificazione dell’acquistato per natura e si prepara un cronoprogramma delle attività (riassunte in un Gantt).

Al fine di assicurare il governo delle attività ed il raggiungimento degli obiettivi, una persona all’interno dell’organizzazione (direzione acquisti o finanziaria o direzione generale) sarà investita del ruolo di coordinatore delle attività o capo progetto. Similarmente, all’interno del team di cost reduction sarà individuato un responsabile del master plan.

Il responsabile del team di cost reduction fornirà la stima del beneficio (risparmio) atteso. Periodicamente il comitato di direzione esaminerà i risultati effettivamente raggiunti e gli scostamenti rispetto alle attese.

Una volta impostate per bene le attività preparatorie (che sono veloci, perché il carico di lavoro di analisi preliminare è tutto in capo al team di cost reduction), possono partire le analisi specifiche per area, dando priorità alle quick-win: sono le aree in cui è possibile portare un piano di risparmio in due mesi, con impatto organizzativo nullo o trascurabile.

In questo modo, si riescono a produrre i primi risultati nel mentre che si finalizzano le analisi sulle aree che richiedono uno o due mesi in più.

Alcuni esempi di aree quick-win sono: le spedizioni con corriere espresso, l’energia, gli oneri INPS e INAIL.

Di converso, alcuni esempi di ambiti che richiedono analisi più lunghe sono: gli imballi e le spedizioni via mare/aereo.

Per richiedere un check-up gratuito sui costi e le opportunità di risparmio, invia una mail a info@smartvco.com, indicando il codice “C01”