Nei processi aziendali il primo passo per il miglioramento è la misurazione: infatti se non si conosce la realtà che si vuole migliorare, nessun cambiamento è possibile.

Il trasporto è un elemento fondamentale del “servizio al cliente”: puntualità e precisione nelle consegne, assenza di danni alla merce sono requisiti essenziali. Allo stesso tempo occorre mantenere sostenibile la spesa nei servizi di spedizione.

Risulta quindi molto importante riuscire a identificare i KPI (Key Performance Indicators) strategici per tenere monitorati gli aspetti salienti.

Per costruire un sistema di valutazione dei processi logistici si parte dall’individuare molto bene i processi stessi e dal definire in modo univoco quali siano gli obiettivi di ciascuno di essi, in una prospettiva di funzionamento complessivo e di ottimizzazione del sistema. Dopo aver identificato nitidamente processi ed obiettivi si può passare alla definizione delle misure opportune e quindi dei KPI.

Gli indicatori sono particolari informazioni con le seguenti caratteristiche:

  • sono critici: su di essi il management basa le proprie decisioni
  • sono sintetici: espressi da una variabile semplice o composta, di lettura veloce
  • sono significativi: rappresentano in maniera puntuale i fenomeni aziendali a cui si riferiscono
  • sono prioritari: indispensabili nei cicli di pianificazione e controllo a tutti i livelli aziendali (strategico, direzionale, operativo).

Se lo scostamento di un KPI del 10% in più o in meno non genera congratulazioni o azioni correttive, significa che quel KPI è inutile.

Nell’ambito della logistica distributiva, occorre valutare, tra gli altri aspetti, l’andamento della spesa per trasporti, dal punto di vista dell’efficienza, del livello di servizio e della compliance alla policy delle spedizioni.

Alcuni esempi di KPI utili per il monitoraggio dei trasporti sono:

  • la misurazione del costo di trasporto per unità di peso o di vendita: permette di sintetizzare la spesa totale di trasporto dell’organizzazione
  • la percentuale di saturazione dei mezzi di trasporto o dei container: consente di mettere in atto azioni che portino efficienza, come il redesign degli imballi
  • lo scostamento rispetto ai transit time dichiarati: registra le performance dei vettori
  • il grado di bilanciamento dei viaggi: serve per minimizzare i percorsi a vuoto
  • numero dei reclami su numero totale di spedizioni: è un indice di difettosità
  • numero di fatture con errore sul numero totale di fatture: registra il lavoro extra richiesto all’organizzazione per la gestione degli errori amministrativi
  • incidenza dei costi accessori: KPI molto importante per le aziende che spediscono beni destinati al retail, possono emergere aspetti sorprendenti

Ma molti altri esempi sono possibili. Quali KPI sono in uso nella tua organizzazione?

Alcune buone pratiche favoriscono l’efficienza:

  • tenere traccia dei KPI generali e specifici dell’azienda
  • adoperare delle dashboard che permettano a tutti gli utenti coinvolti nella gestione delle spedizioni di accedere ai KPI
  • utilizzare i dati ed i KPI per prendere decisioni consapevoli e non dettate dall’emotività del momento, dalle “voci di corridoio” o da vere e proprie “leggende metropolitane”
  • ridurre l’incertezza monitorando le prestazioni
  • eseguire degli audit per verificare se l’efficienza operativa rispecchia i margini attesi
  • fornire feedback a tutti gli utenti interni e agli stakeholder esterni coinvolti.

Come posso saperne di più?

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