Con il termine inglese payroll non si intende solo la gestione delle buste paga. Il primo compito del payroll, preliminare a tutti gli altri, è inserire i dati dei neoassunti nel gestionale dell’anagrafica dei lavoratori. I dati anagrafici raccolti in fase di assunzione sono integrati con il sistema gestionale delle presenze (che devono gestire anche lavoro su turni, straordinari, giornate di riposo flessibili, assenze tutelate, congedi e malattie). Se il rilevamento delle presenze può essere automatizzato con i sistemi di timbratura, l’apporto umano resta fondamentale per gestire ferie, sostituzioni, assenze per malattia.

L’elaborazione dei cedolini e delle buste paga è sicuramente l’attività principale del servizio payroll. Grazie al supporto di programmi informatici integrati con i database di rilevazione presenze, creare il cedolino paga è apparentemente semplice. In realtà l’ufficio HR dovrà: controllare i compensi e contabilizzarli, predisporre gli F24, procedere alle denunce previdenziali e assistenziali necessarie e predisporre l’invio delle denunce annuali (CU, 770, autoliquidazione INAIL).

 

Perché le aziende esternalizzano la gestione del personale e delle buste paga?

Il reparto delle risorse umane non ha sempre tutte le competenze necessarie per gestire le buste paga, perché l’amministrazione e la contabilità del personale richiedono professionalità specializzate, tempo e risorse: si tratta infatti di mansioni ripetute ogni mese, ma con continue variazioni in campo normativo e fiscale. Se l’azienda ha sedi all’estero e il numero di dipendenti è elevato, la compliance diventa ancora più complessa e la via dell’esternalizzazione sostanzialmente insostituibile.

L’Audit del Payroll Processing è la valutazione critica del servizio di elaborazione paghe, inteso come “insieme dei servizi, dei relativi processi e delle procedure che permette il flusso di dati dall’assunzione del personale fino alla cessazione ed ai successivi adempimenti”, al fine di:

  • gestire in modo ottimale l’integrazione dei processi HR e di quelli payroll
  • implementare un sistema payroll efficiente e integrato con gli attuali sistemi IT
  • rispettare gli adempimenti e conformità alle normative recenti
  • definire linee guida per soluzioni alternative all’attuale modello organizzativo-operativo.

 

Quali sono i vantaggi del progetto?

  • evidenziare rischi ed opportunità rispetto alle migliori prassi di settore
  • valutare scenari alternativi a supporto delle decisioni strategiche
  • pianificare investimenti e progetti per guidare l’evoluzione del Payroll Processing
  • guidare la scelta del fornitore di servizi di elaborazione cedolini paga e registrazioni annesse.

Prima dell’avvio della gara per l’affidamento del servizio di elaborazione delle paghe aziendali, occorre definire le effettive necessità relative ai servizi di HR/payroll. Nello specifico:

  • selezione della piattaforma informatica da utilizzare per la gestione HR/payroll
  • selezione della tipologia di fornitura: insourcing, outsourcing, …
  • definizione dei contenuti della documentazione necessaria per l’avvio del tender.

L’ Audit del Payroll Processing parte sempre da un’analisi della situazione as-is, con l’analisi delle vigenti modalità di fornitura e di erogazione dei servizi, la definizione del modello di riferimento attuale, l’identificazione dei bisogni dell’organizzazione. Tutto questo confluisce nella definizione del nuovo capitolato di fornitura e nella RFQ. Si terrà ovviamente conto dei cambiamenti attesi, includendoli nel modello as-is attualizzato.

La gara di mercato si svolge in maniera strutturata, con le seguenti fasi in sequenza:

  • ricerca dei fornitori in possesso dei requisiti
  • avvio del tender
  • analisi offerte, simulazioni e matrici comparative
  • incontri conoscitivi con i fornitori in short list e demo
  • selezione del nuovo player.

La documentazione da inviare ai potenziali fornitori riporterà la definizione dei fabbisogni, dei flussi informativi, delle personalizzazioni degli output e dei servizi oggetto di gara per l’affidamento.

Un aspetto da non trascurare nella scelta del fornitore è la valutazione delle esigenze di interfacciabilità del nuovo applicativo paghe con altri sistemi aziendali (ERP ed altri), che porterà all’individuazione di una short list di applicativi tecnicamente compatibili, da approfondire nell’apposita demo tecnica. Dopo le varie demo si farà l’analisi delle risultanze per la scelta dell’applicativo e dei moduli necessari.

Seguirà poi la scelta sulla struttura da implementare sotto il profilo dell’acquisto diretto delle licenze o della soluzione «chiavi in mano», con valutazioni di ordine contrattuale, IT e strategico.

La gara di mercato si può svolgere in due modalità:

  • singolo tender, in caso di fornitura del servizio di payroll senza l’acquisto diretto delle licenze
  • doppio tender, in caso di acquisto diretto delle licenze. Il primo tender per l’acquisto diretto delle licenze e l’altro per la fornitura del servizio da parte di un player qualificato per l’elaborazione del payroll. I due tender potranno avvenire in parallelo per ottimizzare i tempi.

Per garantire il rispetto dei tempi di progetto previsti, è bene prevedere a calendario regolari sessioni di allineamento:

  • Touch point settimanale veloce, per la verifica dei punti aperti e delle criticità di breve
  • Comitato di progetto mensile, che ha lo scopo di valutare l’avanzamento, delineare le priorità e condividere le attività.

 

Per richiedere un check-up gratuito, scrivi a info@smartvco.com, indicando il codice “P04”.

 

UNSPSC: 81162309

(Foto di Gabrielle Henderson su Unsplash)