Le aziende con significative spese di viaggio (biglietteria aerea e ferroviaria, alberghi, noleggio auto, …) si affidano ad agenzie viaggi (TMC, Travel Management Company), contando sulla disponibilità di adeguate professionalità e strumenti tecnico-valutativi necessari per ottimizzare i costi di trasferta mediante convenzioni ed accordi quadro con i vettori, catene alberghiere, compagnie di autonoleggio…

In parallelo alle agenzie, è opportuno individuare quale software per applicativi di BTM (Business Travel Management) sia maggiormente rispondente alle necessità dell’azienda.

In questo contesto, come intervenire per ridurre i costi senza diminuire la soddisfazione dei dipendenti?

Occorre procedere con un intervento revisionale che riguardi:

  • le ticket fee: confronto tra le commissioni contrattuali per i servizi dell’agenzia (prenotazioni aeree ed alberghiere, …) ed i ricorrenti compensi per gli stessi servizi, considerati i volumi e le peculiarità aziendali;
  • le performance: nel documento conclusivo dell’analisi si troverà l’indicazione della spesa media per zona IATA relativa al volato ed ai pernottamenti per analoghi volumi di spesa, l’evidenza degli obiettivi economici per l’agenzia tenendo conto della vigente policy aziendale;
  • la policy aziendale: valutazioni sul contenuto della stessa e proposte revisionali finalizzate all’ottimizzazione della spesa, salvaguardando le aspettative dei viaggiatori. Qualora non esistesse una policy (o non fosse formalizzata) nel corso del progetto si otterrebbe il nostro contributo propositivo sulla base delle pluriennali esperienze.

Quale miglioramento siamo in grado di portarti? Un risparmio medio del 14,9%.

Quali suggerimenti, invece, per i viaggiatori professionali?

Ecco cinque suggerimenti:

  • 1: Pianifica per tempo i viaggi. L’importanza della pianificazione non è mai sottolineata abbastanza. Prima di partire per una trasferta, prenditi il tempo necessario per una pianificazione adeguata. Creati una tabella di marcia o un promemoria delle cose da fare prima della partenza.
  • 2: Adopera una check-list. La check-list ti facilita la preparazione di tutto ciò che serve per la trasferta. Il suggerimento è quello di preparare la check-list su ciò che va messo in valigia o nel bagaglio a mano in un momento di relax. Preparare la check-list in un momento di ansia o fretta porta facilmente a importanti dimenticanze.
  • 3: Porta con te il necessario. Ti stai muovendo per lavoro, non stai andando in vacanza! Portati solo ciò che ti serve. È meglio viaggiare con un bagaglio che sia il più leggero possibile, a meno che la trasferta sia molto lunga. All’atterraggio da un lungo volo sarai stanco: apprezzerai il fatto di non dover trascinare un valigione pesante.
  • 4: Non dimenticare l’adattatore! Non sempre è semplice e veloce procurarsi l’adattatore necessario. E quando lo è, spesso non è economico. Prepara una custodia contenente I vari adattatori/caricabatterie (telefono, tablet, laptop).
  • 5: Documenti di scorta. Non puoi sapere in anticipo di quale documento ti possa servire urgentemente una copia. Salvati una copia elettronica di ciascuno come back-up.

Per informazioni su come avviare un progetto di cost reduction sul business travel, manda una mail a info@smartvco.com, indicando il codice “T01”