In un’azienda di grandi dimensioni, la spesa per la cancelleria e il materiale per l’ufficio rappresenta una voce di costo spesso sottovalutata. Il singolo prodotto acquistato può sembrare economicamente irrilevante, ma la quantità utilizzata da centinaia o migliaia di dipendenti può generare costi complessivi elevati. Per questo motivo, una gestione intelligente degli acquisti e dell’utilizzo del materiale di consumo può portare a risparmi significativi senza sacrificare la qualità del lavoro o la produttività. Ci sono però alcune strategie che possono essere adottate per ottimizzare i costi.

 

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Sei strategie per ottimizzare gli acquisti

  1. Centralizzare gli acquisti. Soprattutto nelle aziende molto grandi o distribuite su più sedi, gli acquisti di cancelleria sono spesso effettuati in modo decentralizzato dai singoli reparti. Questo approccio sovente porta a sprechi, acquisti duplicati e mancanza di controllo sulle scorte.

Centralizzare gli ordini consente di:

  • negoziare prezzi migliori con i fornitori
  • standardizzare i prodotti acquistati
  • controllare i volumi e prevenire surplus o carenze
  • monitorare i consumi nel tempo.

 

Una gestione centralizzata permette inoltre di ottenere interessanti economie di scala.

 

  1. Uniformare i prodotti utilizzati. Ogni reparto potrebbe essere abituato a utilizzare marche o tipologie diverse di penne, quaderni o fogli. Questo genera frammentazione e impedisce all’azienda di trattare accordi vantaggiosi con un singolo fornitore. Standardizzare i materiali — selezionando un numero limitato di articoli affidabili e di buona qualità — consente, al contrario:
  • risparmi grazie ai volumi più elevati per singolo prodotto
  • riduzione dei costi di gestione del magazzino
  • semplificazione dei processi di ordine e distribuzione.

 

La standardizzazione non significa rinunciare alla qualità, ma scegliere un equilibrio tra prestazioni e prezzo.

 

  1. Implementare un sistema di monitoraggio dei consumi. Non si può risparmiare ciò che non si misura. Installare un sistema di tracciamento del materiale consumato, anche semplice, può rivelare sprechi e abitudini inefficienti. Innesta inoltre un meccanismo virtuoso di prevenzione di comportamenti errati. Si possono adottare:
  • software di inventory management
  • moduli di richiesta digitale per i dipendenti
  • report periodici per reparti
  • avvisi automatici quando le scorte superano o scendono sotto soglie prestabilite.

 

Analizzando i dati raccolti nel tempo, l’azienda può identificare prodotti sovrautilizzati, reparti che consumano più della media o periodi dell’anno con maggiore domanda.

 

  1. Promuovere l’utilizzo di strumenti digitali. La digitalizzazione è una leva fondamentale per ridurre l’uso di carta e altri materiali. Alcune pratiche utili includono:
  • sostituire blocchi e quaderni con applicazioni per note digitali
  • incentivare l’uso di firme digitali per ridurre le stampe
  • utilizzare piattaforme collaborative online per condividere documenti
  • impostare stampanti con modalità duplex (stampa fronte-retro) e bozza.

 

  1. Limitare gli sprechi interni. Un aspetto spesso trascurato è l’utilizzo poco attento che si può fare della cancelleria. Non si parla necessariamente di comportamenti scorretti, ma di una mancanza di consapevolezza. Alcuni esempi di azioni utili:
  • sensibilizzazione attraverso linee guida interne
  • limitazione delle scorte disponibili nei singoli uffici
  • consegna del materiale su richiesta anziché disponibilità illimitata.

 

Semplici accorgimenti possono ridurre gli sprechi fino al 30%.

 

  1. Utilizzare marchi privati (private label). Molti fornitori propongono linee di prodotti con marchio proprio, di qualità paragonabile alle marche più note ma a prezzi inferiori. Penne, raccoglitori, blocchi appunti e post-it private label possono generare risparmi significativi senza compromettere la praticità.

 

Come generare ulteriore risparmio?

Con poche azioni semplici e concrete si può quindi risparmiare senza compromettere la qualità dell’ambiente lavorativo e con un occhio alla sostenibilità.

Ulteriori (e maggiori) risparmi si possono poi ottenere con un progetto di cost reduction sulla cancelleria (a success fee).

 

 

Quale miglioramento siamo in grado di portarti con un progetto di cost reduction sul materiale d’ufficio?

Un risparmio medio del 19,2%.

 

Per informazioni su come avviare un progetto di cost reduction sulle spese per cancelleria e materiale d’ufficio, scrivi a info@smartvco.com, indicando il codice “C12”

 

UNSPSC: 44120000

In apertura: foto di Tim Gouw su Unsplash