In ufficio il materiale di cancelleria viene usato quotidianamente, basti pensare a tutte le volte che stampiamo, evidenziamo, scriviamo, scarabocchiamo.

Quali sono i dieci oggetti più comunemente presenti sulle nostre scrivanie (apparati elettronici esclusi)?

  • gli strumenti per scrittura e correzione: penne, matite, evidenziatori, gomma/correttore, riga
  • i supporti di scrittura: blocchi e quaderni
  • gli irrinunciabili evergreen: forbici, cucitrici e graffette.

Tutti gli strumenti elencati sopra sono essenziali non solo per qualsiasi ufficio aziendale, ma anche per un home office. Non che esauriscano il vasto panorama della cancelleria, ovviamente: esistono moltissimi altri articoli di cancelleria, a partire dai timbri, le colle, le puntine e così via. Ma i dieci prodotti posti in evidenza sono sena dubbio quelli dall’utilizzo più frequente e trasversali. Quelli di uso meno continuativo, invece, possono variare maggiormente in base alle esigenze e al tipo di attività.

C’è poi la carta: si stima che ogni persona presente in ufficio generi/consumi fino a 70 kg di carta l’anno. Moduli, registri e formulari, note, appunti, bozze, documenti interni: il consumo di carta è decuplicato dal 1950 ad oggi.

Non stupisce, quindi, che quella per carta e toner/cartucce sia la quota maggiore dei costi ricorrenti legati al materiale di consumo d’ufficio.

 

Come rendere l’ufficio quanto più “paper-free” possibile e ridurre gli sprechi di carta?

Ecco cinque consigli:

  1. Ridurre stampe e fotocopie, impiegandole solo quando strettamente necessario. Quasi sempre documenti, presentazioni e report possono essere condivisi su supporto digitale. Il vantaggio in questo modo è doppio: economico e in termini di sostenibilità ambientale. Da un lato si riduce l’uso della carta e dall’altro si risparmia l’energia che servirebbe per il funzionamento di stampanti e fotocopiatrici.
  2. Digitalizzare le comunicazioni (sia interne che esterne). Il Covid ha, involontariamente, dato una mano in questo senso, ma brochure, depliant o altri materiali informativi di carta ancora spopolano. Non vale solo per la comunicazione pubblicitaria: la carta è molto presente anche nella comunicazione interna. Anche tra colleghi, si possono usare lavagne o strumenti digitali per la collaborazione, la gestione dei progetti o la messaggistica.
  3. Digitalizzare i processi e la burocrazia interna. È un consiglio che fa il paio con quello sopra, ma questa volta riguarda tutta la “carta” richiesta da processi operativi e/o burocrazia. Spesso non ce ne rendiamo nemmeno conto, ma basta pensare a quanta carta producono, ad esempio, i dipartimenti HR e quelli amministrativi, il legale, il procurement o la logistica. Una mole di scartoffie documentali che, in moltissimi casi, possono essere digitalizzati con l’adozione dei corretti processi digitali e strumenti informatici.
  4. Se non si può fare a meno di stampare, è meglio farlo su entrambi i lati del foglio, ottimizzando così il suo utilizzo. È importante, poi, controllare bene il documento prima di stamparlo per valutare se non ci siano parti che possono essere omesse e foto superflue da eliminare, così da risparmiare anche inchiostro e toner.
  5. Per prendere appunti, ricordare scadenze e appuntamenti ci sono miriadi di app e programmi che permettono di tenere traccia di tutte le informazioni necessarie e ci ricordano le scadenze. In alcuni casi, gli appunti cartacei sono comunque necessari: i blocchi spiralati si rivelano più pratici dei classici block-notes, in quanto più comodi per la scrittura fronte/retro. Su un classico block-notes infatti non scriviamo mai su entrambe le facciate e finiamo con l’usare il 50% del blocco!

 

 

Come ridurre gli altri sprechi?

Cinque consigli utili:

  1. Toner e stampati: hanno costi incisivi e sono utilizzati quotidianamente. É utile utilizzare la funzione “Anteprima di stampa” per evitare di stampare il file in maniera errata e doverlo poi ristampare o, ancora, evitare di cambiare la cartuccia al primo avviso di “cartuccia in esaurimento” e pulire regolarmente le testine di stampa.
  2. Le cartucce in formato XL, con maggiore capacità di inchiostro, consentono di garantirsi un miglior rapporto qualità/prezzo.
  3. È importante anche ricordarsi di lubrificare periodicamente il distruggidocumenti con olio o fogli lubrificanti, rendendo efficace il taglio delle sue lame e risparmiando così energia.
  4. Condividere i prodotti presenti sulla scrivania (e usati di rado) con i colleghi: si ha modo di utilizzarli fino al loro completo esaurimento, con l’ulteriore vantaggio di avere la scrivania più sgombra.
  5. Dei prodotti poco usati è bene prediligere il formato “mini” o scegliere gli stessi con lunga durata (l’evidenziatore è uno degli esempi più reali in quanto se poco utilizzato si secca o evapora).

 

Come generare ulteriore risparmio?

Con poche azioni semplici e concrete si può quindi risparmiare senza compromettere la qualità dell’ambiente lavorativo e con un occhio alla sostenibilità.

Ulteriori (e maggiori) risparmi si possono poi ottenere con un progetto di cost reduction sulla cancelleria (a success fee).

 

 

Quale miglioramento siamo in grado di portarti con un progetto di cost reduction sul materiale d’ufficio?

Un risparmio medio del 19,2%.

 

Per informazioni su come avviare un progetto di cost reduction sulle spese per cancelleria e materiale d’ufficio, scrivi a info@smartvco.com, indicando il codice “C01”

 

UNSPSC: 44120000