Le aziende industriali e commerciali manifestano molteplici esigenze di trasporto, tra flussi in entrata, intercompany e in uscita per la distribuzione.

La corretta esecuzione dei trasporti assume un ruolo importante ai fini della competitività aziendale: l’impresa deve poter contare su spedizioni effettuate con un livello di servizio adeguato e ad un costo congruo.

 

L’organizzazione di un tender per i trasporti aziendali è un processo cruciale per ottimizzare le operazioni logistiche, garantire efficienza e ridurre i costi. Un tender ben strutturato può infatti portare vantaggi significativi in termini di qualità del servizio, competitività e adattabilità alle esigenze aziendali.

 

Quali sono i passaggi fondamentali di un tender?

Come in qualunque gara per la fornitura di servizi, si possono individuare gli step rilevanti:

  1. Definizione delle esigenze Il primo passo consiste nell’analizzare e definire con precisione le esigenze di trasporto dell’azienda. Ciò implica comprendere le tipologie di merci da trasportare, le destinazioni, le frequenze di consegna e i tempi di transito. È fondamentale identificare le modalità di trasporto (terrestre, marittimo, aereo), le condizioni specifiche richieste (ad esempio, temperature controllate, merci pericolose) e qualsiasi altra caratteristica che potrebbe influenzare la scelta dei fornitori.
  2. Stesura del capitolato tecnico. Una volta definite le esigenze, è necessario redigere un capitolato tecnico che dettagli i requisiti e le specifiche del servizio di trasporto. Questo documento deve includere gli aspetti operativi (ad esempio, le modalità di carico e scarico, i tempi di consegna) e gli aspetti normativi (come le certificazioni richieste, la conformità alle normative di sicurezza e ambientali). Il capitolato deve anche prevedere le condizioni contrattuali, come il tipo di tariffazione, i criteri di pagamento e le penalità per ritardi o disservizi.
  3. Identificazione dei fornitori. Il passo successivo è identificare i fornitori di trasporto potenzialmente idonei. L’azienda può selezionare i fornitori in base a diversi criteri, come la reputazione, l’esperienza nel settore, la capacità operativa e la copertura geografica.
  4. Invito a presentare offerte. Una volta selezionati i candidati, si invia loro il capitolato tecnico insieme all’invito a presentare offerte. È importante dare a ciascun fornitore un tempo sufficiente per preparare un’offerta dettagliata e completa.
  5. Analisi e simulazione delle offerte. Le offerte ricevute vanno analizzate in modo attento, confrontando i costi, le condizioni proposte, la qualità dei servizi offerti e la capacità di rispettare i tempi e le normative aziendali. Il confronto dei listini non è però sufficiente. A meno che non si stiano confrontando quotazioni per servizi FTL su specifiche tratte, occorre simulare l’applicazione delle diverse offerte (che variano per struttura tariffaria e per presenza/incidenza dei costi accessori) su un campione significativo e rappresentativo del profilo di traffico annuale.
  6. Selezione del fornitore. Oltre al prezzo, si considerano anche altri elementi, come la solidità finanziaria del fornitore, la sua esperienza nel settore specifico, i transit time dichiarati e la sua capacità di gestire eventuali situazioni impreviste. La selezione dovrebbe basarsi su una valutazione complessiva, che tenga conto anche di eventuali bonus o penalità previsti per l’affidabilità del servizio.
  7. Negoziazione e finalizzazione del contratto. Una volta selezionato il fornitore, si procede alla negoziazione delle condizioni finali. In questa fase, le parti definiscono gli aspetti contrattuali e si assicurano che siano chiaramente specificati tutti gli obblighi reciproci, i costi e le tempistiche. Molte aziende trascurano l’importanza di un contratto di trasporto ben scritto e si limitano a concordare le condizioni con l’accettazione di un’offerta o di un listino. Si assumono così, inconsapevolmente, rischi non previsti. La firma del contratto sancisce l’inizio della collaborazione, che dovrà essere monitorata attentamente per garantire il rispetto degli accordi.

 

In conclusione, un tender sui trasporti aziendali ben organizzato richiede una pianificazione accurata, una gestione trasparente delle offerte, una simulazione “scientifica” e una selezione basata su criteri sia economici che di altra natura. Con un buon tender, l’azienda potrà ottimizzare i suoi costi di trasporto, migliorare l’efficienza e garantire un servizio di qualità.

 

Come saperne di più?

Per richiedere un check-up dei trasporti, scrivi a info@smartvco.com, indicando il codice “L12”.

 

UNSPSC: 78141501