Il servizio di portierato e reception in outsourcing rappresenta oggi una scelta importante per le aziende che intendono ottimizzare la gestione delle proprie sedi operative. Affidare queste funzioni a un partner esterno specializzato non significa solo delegare la gestione del personale, ma integrare un sistema di accoglienza e sicurezza professionale capace di riflettere l’identità e il prestigio del brand fin dal primo contatto con gli utenti. In un contesto corporate, la reception non è più un semplice punto di transito, ma un hub logistico dove convergono la gestione dei flussi di visitatori, il monitoraggio della corrispondenza e il supporto amministrativo di base, oltre a gestire la vigilanza del sito. Spesso si aggiungono poi compiti di gestione delle emergenze e di primo soccorso.

Le aziende modernamente organizzate prestano sempre più attenzione al servizio front-end di supporto o accoglienza presso uffici o stabilimenti. Offrire una buona immagine a chi visita un’azienda è fondamentale, anche alla luce dei risultati di ricerche che hanno dimostrato come il nostro cervello imposti il giudizio di una persona o di un ambiente nei primi trenta secondi di contatto. Successivamente il cervello tende a trovare elementi che confermino la prima impressione e fatica a cambiare idea.

 

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Un pilastro del servizio è il controllo degli accessi e la sorveglianza non armata (portierato fiduciario). In un’epoca in cui la sicurezza delle infrastrutture è prioritaria, il personale addetto funge da primo filtro critico, verificando l’identità degli ingressi, registrando i fornitori e monitorando i sistemi di videosorveglianza. Questo approccio integrato permette di mantenere un ambiente di lavoro protetto senza però compromettere il clima di ospitalità. Per assolvere a tali incombenze, spesso le aziende ricorrono ad un servizio esternalizzato che alleggerisca l’impegno e la gestione di queste posizioni. La scelta di un servizio in outsourcing garantisce tra l’altro un approccio scalabile.

La rilevanza della sicurezza, poi, qualifica immediatamente l’importanza di un servizio di vigilanza conforme alle aspettative.

Tipici servizi sono:

  • gestione degli accessi con operatore fiduciario armato/non armato
  • servizi antipanico/antirapina con personal tracker
  • ronde con guardia particolare giurata
  • attivazione da remoto dell’impianto di allarme.

Le aziende che affidano a società di servizi (portierato/reception) e istituti di vigilanza i servizi relativi alla security aziendale, solitamente non dispongono delle necessarie conoscenze delle normative specifiche sugli istituti di vigilanza (Testo Unico Leggi Pubblica Sicurezza). D’altro canto, spesso le società di servizi sono carenti di expertise nell’applicazione di più CCNL. Occorre poi assicurarsi che possiedano anche le necessarie competenze tecnico–funzionali relative ai sistemi di sicurezza.

 

L’intervento sui servizi contrattuali

In un progetto di cost reduction si confrontano le pratiche dell’azienda con quanto è ricorrente nello stesso settore di attività, vengono considerate le effettive necessità di security aziendale, per poi analizzare differenti proposte di revisione delle tipologie dei servizi contrattuali e della loro modalità di fornitura.

 

L’intervento sulle condizioni economiche

Dopo la fase di scouting, il punto di partenza è un benchmarking di mercato sui costi unitari dei servizi, tenendo in considerazione le competenze territoriali degli istituti di vigilanza: in questo modo si ha la misura dei possibili miglioramenti.

 

 

Per informazioni su come avviare un progetto di cost reduction, scrivi a info@smartvco.com indicando il codice “C05”

 

UNSPSC: 92121500