La preparazione del budget annuale da parte dell’ufficio acquisti è un processo articolato che richiede visione strategica, competenze analitiche e capacità di collaborazione interfunzionale. Un budget ben costruito permette all’azienda di affrontare l’anno con una chiara visione dei costi previsti, migliorare il controllo della spesa e contribuire al raggiungimento degli obiettivi economico-finanziari. In un contesto economico sempre più complesso e competitivo, la funzione acquisti assume quindi un ruolo chiave nel garantire efficienza, sostenibilità e valore nel tempo.

Ai fini della pianificazione strategica, l’ufficio acquisti è responsabile della previsione e della gestione dei costi legati all’approvvigionamento di beni, servizi e materiali necessari al funzionamento dell’azienda. Un budget accurato permette di ottimizzare le risorse, controllare i costi e contribuire in modo diretto alla redditività complessiva dell’organizzazione. Non per niente l’ufficio acquisti è sempre più protagonista nella gestione strategica dei costi, nella valutazione delle performance dei fornitori e nell’ottimizzazione delle catene di fornitura.

 

 

Il processo può essere suddiviso in alcune fasi:

  1. Analisi storica e previsionale. Si parte dall’analisi dei dati storici: quanto è stato speso? In quali categorie? Con quali fornitori? Con quali risultati? Questa base storica è essenziale per formulare previsioni attendibili, tenendo conto dell’andamento del mercato, dei volumi produttivi previsti e delle strategie aziendali.
  2. Raccolta delle esigenze aziendali. L’ufficio acquisti dialoga con gli altri reparti (produzione, logistica, manutenzione, marketing, ecc.) per raccogliere le previsioni di fabbisogno. Ogni reparto fornisce indicazioni sulle quantità e sui tempi di approvvigionamento, elementi indispensabili per costruire un budget realistico e coerente con le attività previste.
  3. Stima dei costi, una volta definite le necessità. Questo comporta l’analisi dei listini, delle condizioni contrattuali già in essere, delle dinamiche di mercato e dell’inflazione attesa. È importante valutare eventuali rischi di aumento dei prezzi (ad esempio, in settori soggetti a forte volatilità) e prevedere un margine di flessibilità.
  4. Individuazione dei fornitori strategici. La scelta e la gestione dei fornitori incidono direttamente sul budget. L’ufficio acquisti può prevedere azioni di consolidamento (ridurre il numero di fornitori per aumentare il potere contrattuale), lancio di tender o gare d’appalto, o negoziazioni mirate per ottenere condizioni più favorevoli.
  5. Redazione e approvazione. L’ufficio acquisti elabora il documento di budget, che include: previsioni di spesa per categoria merceologica, analisi dei fornitori, cronoprogramma degli acquisti e note giustificative. Il documento viene poi sottoposto alla direzione per l’approvazione. Ma non finisce qui!
  6. Monitoraggio e revisione periodica. Il budget non è un documento statico. Durante l’anno, l’ufficio acquisti deve monitorare gli scostamenti tra previsioni e consuntivi, aggiornare le stime e proporre eventuali azioni correttive, soprattutto in caso di variazioni significative dei prezzi o dei volumi produttivi.

Nella fase di preparazione del budget 2026 è importante individuare le aree che possono ricevere un’ottimizzazione dei costi. Tramite un check-up dei costi indiretti/non-core l’ufficio acquisti ottiene supporto nell’individuare:

– in quali aree è possibile risparmiare

– quanto si può risparmiare

– quando si può risparmiare (entro il trimestre, entro il semestre, nell’anno).

 

 

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