Il magazzino deve avere una struttura e un’organizzazione tali da assicurare l’efficace ed efficiente movimentazione delle merci.

L’organizzazione di un magazzino dipenderà in gran parte dallo spazio disponibile e dalla capacità a disposizione, oltre che dal tipo di merce conservata all’interno. In questo modo può essere organizzato con le attrezzature e le scaffalature e con il sistema di stoccaggio idoneo.

Ci sono alcuni princìpi che guidano l’organizzazione di un magazzino:

  1. Stabilire le quantità da movimentare e/o di merce da stoccare
  2. Definire lo spazio che avranno le scaffalature all’interno del magazzino
  3. Creare percorsi logistici all’interno del magazzino e attraverso le scaffalature
  4. Creare un’area per le scorte ad alta movimentazione
  5. Tenere traccia dell’organigramma dell’organizzazione che gestirà il magazzino
  6. Stabilire il tipo di scaffali che verranno posizionati
  7. Scegliere il sistema di trasporto per la movimentazione della merce
  8. Selezionare il personale tecnico e logistico incaricato di supervisionare, controllare e svolgere le operazioni di magazzino
  9. Collocare all’interno del magazzino tutti i macchinari per la movimentazione e il trasferimento delle scorte
  10. Dotarsi degli strumenti e dei materiali idonei per un sistema di immagazzinamento rapido ed evoluto.

La struttura fisica dei magazzini può essere diversa caso per caso. Le aziende di minori dimensioni, ad esempio, di solito si organizzano con un magazzino centralizzato.

Le grandi aziende della distribuzione, come ad esempio le catene di supermercati con molti punti vendita, solitamente presentano una struttura che prevede:

  • un magazzino centralizzato dislocato in modo strategico sul territorio in cui operano, in modo da garantire rifornimenti in tempi rapidi ai vari punti vendita
  • più magazzini dislocati strategicamente sul territorio in cui operano, a volte specializzati in particolari tipi di prodotti.

Le aziende industriali non si discostano da questi schemi, ma aggiungono la complessità di aggiungere alla gestione dei prodotti finiti quella delle materie prime, dei componenti e dei semilavorati.

Riguardo all’operatività, il magazzino di una trading company vedrà gli spazi tipicamente suddivisi in tre grandi zone:

  1. area di ricezione/ingresso
  2. area di stoccaggio (magazzino vero e proprio)
  3. area di spedizione.

Che cosa cambia, nelle aziende industriali? In sostanza due aspetti:

  1. nel magazzino dei materiali lo scarico passa da un’area che non è più di spedizione, ma semplicemente di scarico alla produzione
  2. nel magazzino dei prodotti finiti il carico proviene dalla produzione e non dal mercato.

La differenza non sta solo nella diversa provenienza o destinazione delle scorte, ma nella diversa documentazione in input e in output:

  • esterna (fatture, documenti di trasporto, …), per i beni acquisiti (materie prime e altri materiali) o destinati ai mercati (prodotti finiti)
  • interna (bolle di consegna, ordini di consegna, bolle di carico, …).

Dal punto di vista organizzativo-contabile intorno al magazzino ruotano più uffici e reparti, con funzioni diverse.

Prendendo ad esempio un’azienda di medio-grandi dimensioni l’articolazione della struttura potrebbe essere sintetizzata come segue:

  • Gestione delle scorte:
    • controllo del livello delle scorte
    • emissione degli ordini di approvvigionamento
  • Acquisti:
    • controllo richieste di approvvigionamento
    • individuazione dei fornitori e dei mercati di approvvigionamento
    • emissione degli ordini di acquisto
  • Ricezione:
    • ricezione delle merci in arrivo
    • controllo di coerenza fra gli ordini ai fornitori e i beni ricevuti
    • controllo della corrispondenza fra documento di trasporto (o fattura accompagnatoria) e merci arrivate
    • sistemazione delle merci in magazzino
    • emissione della documentazione interna di entrata delle merci in magazzino
    • controllo degli ordini non evasi dai fornitori
    • tenuta contabile di magazzino e redazione degli inventari parziali e totali a quantità
  • Magazzino:
    • Stoccaggio
    • movimentazione delle merci, in entrata e in uscita, in base agli ordini di entrata e di uscita
  • Controllo di qualità:
    • controllo delle merci ricevute,
    • verifica della corrispondenza ai requisiti
    • controllo del mantenimento della qualità durante la giacenza nel magazzino
  • Vendite:
    • gestione degli ordini di vendita ricevuti dalla clientela in conformità alle disponibilità di magazzino, attuali e previste
    • emissione degli ordini di spedizione
    • emissione delle fatture e degli altri documenti di vendita
  • Spedizione:
    • programmazione delle spedizioni in base agli ordini di vendita acquisiti
    • prelievo dal magazzino delle merci vendute
    • tracking e consegna delle merci alla clientela
    • emissione della documentazione in uscita e di accompagnamento delle merci
    • fornitura di dati all’ufficio vendite ed alla contabilità di magazzino
  • Contabilità del magazzino:
    • controllo della documentazione in entrata o in uscita delle merci
    • tenuta della contabilità di magazzino
    • redazione degli inventari a valore ai fini del bilancio
  • Logistica:
    • ricerca della migliore organizzazione del magazzino sul piano dell’efficienza e della funzionalità a costi contenuti
    • coordinamento delle attività.

Le aziende, proprio come tutti noi, non sono soggetti statici, si evolvono, si sviluppano, crescono (qualche volta purtroppo decrescono anche).

Quando l’attività ve bene, l’azienda cresce e nel magazzino non c’è più spazio a sufficienza, che cosa si può fare?

Una prima soluzione è quella di aggiungere un magazzino o estendere l’attuale (ammesso che ci sia posto nell’area). Aggiungere un secondo (o terzo o quarto…) magazzino aumenta almeno proporzionalmente il livello di complessità logistica da gestire (supervisione, gestione flussi, gestione edifici, personale, attrezzature di stoccaggio e movimentazione, personale, …). Se comunque è questa la strada intrapresa, un’analisi di network design si rivela utile qualora si consideri di localizzare il magazzino non in adiacenza/ prossimità dello stabilimento.

Quando si ragiona sull’ampliamento esistente, un ragionamento importante riguarda il livello di automazione ottimale del magazzino, in funzione delle merci da stoccarvi e del loro tasso di rotazione (prodotti di classe A, B o C).

Ma la soluzione spesso ottimale è quella di ripensare il magazzino esistente senza interventi di/con calcestruzzo, ma aumentandone la capacità di stoccaggio tramite un intervento smart. Ciò significa intervenire sul layout, sulle attrezzature e sui sistemi di controllo e gestione annessi (WMS).

L’intervento principale è una razionalizzazione dei flussi interni ed esterni che può aumentarne la produttività e controllarne i costi operativi. L’introduzione di un WMS (laddove assente), l’inserimento (o il miglioramento) delle baie di carico ed il riordino dell’area esterna (valutando una parte scaffalata), possono essere le principali aree di efficienza da investigare.

La scelta della soluzione più adatta al piano industriale dell’azienda viene resa possibile da un audit specifico sul magazzino e l’attività logistica, che si svolga secondo un piano di lavoro strutturato:

  1. raccolta dei dati significativi e necessari
  2. Mappatura della situazione attuale
  3. Investigazione e simulazione degli scenari alternativi con analisi dei KPI
  4. Valutazione degli strumenti a supporto (esistenti e da adottare)
  5. Sviluppo del piano di lavoro esecutivo per l’implementazione della soluzione selezionata.

 

 

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