In ogni magazzino si eseguono molti processi. Gli ordini arrivano, gli articoli vengono prelevati, i colli vengono imballati in scatole, i carrelli elevatori si muovono lungo i corridoi e le merci vengono caricate sui camion per la distribuzione ai clienti. Queste attività possono essere manuali o automatizzate, o una combinazione delle due, ma ogni responsabile di magazzino sa che più sono fluide, meglio è. La domanda è: chi decide cosa, quando e dove fare nell’edificio? È il sistema di gestione del magazzino (WMS, Warehouse Management System), che fornisce anche il controllo sulle operazioni.

Partiamo dalle basi: che cos’è un sistema di gestione del magazzino? In poche parole, è un’applicazione software progettata per automatizzare la logica decisionale nel magazzino e per creare un flusso di lavoro ottimale per le operations. Il WMS viene spesso definito come il “cervello” del magazzino: proprio come l’organo umano, può apprendere e adattarsi alle mutevoli esigenze combinando diversi sistemi in un’unica entità funzionale. Il WMS fornisce una panoramica dell’intero inventario di un’azienda e migliora la gestione della supply chain da quando le merci entrano in un magazzino fino a quando non vengono spedite per evadere gli ordini.


Quali sono i vantaggi di un WMS?

Ottimizzando lo stoccaggio, il ritiro e la consegna delle merci, il WMS consente al magazzino di operare secondo criteri di efficienza. Ad esempio, impedisce di andare in giro con carrelli elevatori vuoti, “spedire aria” o commettere errori nel prelievo. Pertanto, permette di migliorare la soddisfazione dei clienti, risparmiare sull’impiego delle risorse e raggiungere una maggiore sostenibilità nel magazzino.

Investire in un Warehouse Management System è una decisione strategica, quindi la chiave è pensare a lungo termine e trovare una soluzione che renda l’operatività di magazzino a prova di futuro.

 

Che cosa cercare quando si sceglie un WMS?

Il tool dovrebbe essere in grado di:

  • consentire un uso flessibile delle funzionalità in base alla configurazione del magazzino
  • dimostrarsi scalabile per adattarsi alle mutevoli esigenze aziendali (ad es. operations multi-sito)
  • assegnare priorità agli ordini in arrivo
  • ridurre gli errori di prelievo
  • supportare l’uso sostenibile delle risorse, ad esempio calcolando la dimensione della scatola più efficiente per un pacco
  • combinare processi manuali e automatizzati
  • integrarsi agevolmente con altri sistemi per prendere le decisioni più efficaci
  • supportare in modo avanzato il monitoraggio degli ordini
  • tenere traccia costantemente e in tempo reale delle prestazioni del magazzino.

A monte della scelta del WMS occorre fare una riflessione sulla filosofia di adozione della tecnologia: WMS on-premise o come soluzione SaaS basata su cloud? Sempre più aziende si orientano verso questo il secondo approccio, perché con la SaaS possono adoperare il WMS mentre il fornitore si occupa dell’infrastruttura IT di cui hanno bisogno. Ciò consente loro di dedicare più tempo alla propria attività principale. Sovente l’organizzazione IT dell’azienda non consente alternative.

 

L’implementazione

Hai selezionato il WMS che ritieni più adatto all’organizzazione, sei pronto a raccogliere i frutti del tuo sistema… ma come fare?

L’implementazione di un WMS è, purtroppo, la parte difficile.

Quali sono le azioni da mettere in atto per implementare con successo un WMS?

  1. Crea il team di implementazione:
    1. Il Project manager è la persona che guida l’intero sforzo, mantenendo una visuale di alto livello e risolvendo i problemi.
    2. Il Responsabile del magazzino aiuterà il PM a comprendere i limiti di budget e i requisiti di processo: sarà il suo secondo in comando.
    3. L’Amministratore del database sarà responsabile della gestione dei dati esistenti e dell’assistenza durante il processo di migrazione dei dati.
    4. Il referente IT potrà monitorare e aiutare. Il ruolo dello staff IT interno potrà variare: a volte come test di controllo qualità, altre per aiutare a personalizzare le applicazioni, ma ce ne sarà sicuramente bisogno.
    5. Il (o i) key user è la persona che utilizzerà maggiormente il nuovo WMS. Questa persona avrà il compito di formare gli altri utenti e i nuovi assunti sul WMS.
    6. La squadra del Go-live è importante per disporre di un aiuto extra per quando si è pronti per andare in diretta. Ulteriori mani nel magazzino possono ridurre l’impatto di errori o colli di bottiglia, mentre il personale IT aggiuntivo può aiutare a risolvere eventuali problemi che si presentano.
  2. Alcune aziende possono prendere in considerazione anche uno specialista dell’integrazione. Se l’azienda sta passando da un processo interamente manuale e non ci sono software da integrare, non si avrà bisogno di uno specialista separato. Se l’azienda dispone di un ERP, una piattaforma di e-commerce, un software per gli ordini o un altro software aziendale che crea dati utilizzati dal magazzino, sarà utile trovare qualcuno che si concentri sull’assicurarsi che tutti i dati e l’integrazione siano completati e sia mantenuta l’integrità dei dati.
  3. Istituire piani e pratiche di gestione del cambiamento (change management). Il tema della gestione del cambiamento è spesso sottovalutato nelle organizzazioni, dimenticando che l’essere umano tende per sua natura ad essere abitudinario. Gli elementi della pianificazione dovrebbero includere metodi e requisiti per:
  • Stimare i costi di implementazione del WMS, sviluppare il relativo budget e arrivare alla sua approvazione
  • Utilizzare il budget per definire le fasi operative e la pianificazione dell’implementazione del WMS
  • Affrontare i backup e le migrazioni dei dati
  • Formare il personale
  • Creare un elenco di test e azioni per il go-live
  • Lanciare l’implementazione del WMS
  • Revisionare il WMS e valutare il successo del progetto.

Per assicurarsi un processo di successo, è fondamentale creare e mantenere un buon livello di comunicazione tra i membri del team.

  1. Stimare i costi e preparare un forecast del budget di implementazione del WMS:
    1. Requisiti di installazione
    2. Costi per sottoscrizioni, manutenzioni e supporto
    3. Costi per la formazione.
  2. Gestire il back-up e la migrazione dei dati del magazzino, insieme all’amministratore del database e al referente IT
  3. Formare gli utenti del WMS (in media richiede dai tre ai cinque giorni e bisogna anche considerare il tempo che gli utenti dedicheranno a fare pratica col sistema). Il training in presenza è di solito più efficace, specialmente se fatto on the job con sessioni dedicate. D’altro canto richiede però più tempo ed è per questo che si ricorre al training online.
  4. Creare un elenco di test e azioni per il go-live, in modo da assicurare il successo del progetto e non vanificare quanto fatto prima. Alcuni suggerimenti:
    1. Prevedere un touch point a cadenza ravvicinata con gli stakeholder
    2. Ad ogni touch point, verifica la lista dei punti aperti, spunta quelli che si sono chiusi ed eventualmente aprine di nuovi
    3. Crea un elenco di metriche da utilizzare per valutare il successo del lancio e dei primi mesi
    4. Formula un piano per affrontare potenziali tempi di inattività o colli di bottiglia
    5. Metti alla prova la tua rete stessa per assicurarti di poter supportare l’aumento della domanda.
  5. Lanciare l’implementazione del WMS e assistere alle consegne degli ordini e a come il team inizia a lavorare con le nuove attrezzature e le istruzioni di prelievo. Guardando oltre, si possono ora utilizzare le metriche e i KPI creati per verificare se gli ordini sono corretti più spesso, i tempi di prelievo ridotti, il flusso di lavoro è più efficiente e qualsiasi altro guadagno o miglioramento che si stava cercando
  6. Revisionare il WMS e valutare il successo del progetto. I pericoli dell’implementazione di WMS sono dietro l’angolo, ma una corretta pianificazione ne riduce la probabilità.

 

Oltre a “tenere le luci accese” sul magazzino, è importante esaminare il fatturato, la produttività e la soddisfazione dei clienti per comprendere i successi a lungo termine di un’implementazione di successo.

 

 

Come saperne di più?

Per richiedere un check-up gratuito, scrivi a info@smartvco.com, indicando il codice “W01”.

 

UNSPSC: 95141706