La visibilità dei costi di trasporto è un imperativo per le aziende che vogliono governare la supply chain.

Con l’aumento della globalizzazione e delle tensioni internazionali e la crescente complessità delle operazioni aziendali, le imprese si trovano a dover affrontare sfide sempre più difficili in termini di efficienza, controllo dei costi e ottimizzazione dei processi. In questo contesto, la trasparenza dei costi di trasporto diventa fondamentale per garantire una gestione oculata e strategica delle risorse.

 

(Foto di Marcin Jozwiak su Unsplash)

 

Perché la visibilità dei costi è importante?

La visibilità dei costi di trasporto consente alle aziende di monitorare in tempo reale tutte le spese associate alla movimentazione delle merci, permettendo di identificare eventuali inefficienze o aree di miglioramento. Con una visione chiara e dettagliata dei costi, le aziende possono prendere decisioni più informate, ottimizzare le proprie operazioni e ridurre gli sprechi. Un’adeguata visibilità permette anche di negoziare con maggiore efficacia con i fornitori di servizi di trasporto, poiché i dati precisi sui costi permettono di avere un quadro completo della situazione. Le principali motivazioni per cui i responsabili aziendali decidono di approfondire il tema della visibilità dei costi di trasporto sono:

  1. implementare e/o aumentare la tracciabilità delle spedizioni
  2. semplificare il processo di controllo delle fatture di trasporto
  3. riaddebitare i costi ai clienti
  4. soddisfare esigenze di controllo di gestione
  5. usufruire di una base di dati affidabile a disposizione dell’ufficio traffico per attuare e monitorare azioni di efficientamento e miglioramento

 

Le sfide della visibilità dei costi di trasporto

Nonostante i numerosi vantaggi, ottenere una piena visibilità sui costi di trasporto non è sempre facile. Una delle principali sfide è la frammentazione delle informazioni. Nella maggior parte dei casi, le aziende utilizzano più fornitori di trasporto e gestiscono diverse modalità di spedizione, come via terra, mare o aria. Ogni fornitore ha il proprio sistema di fatturazione e di reporting, che può risultare complesso da integrare in un unico quadro. Inoltre, le spese possono essere influenzate da una serie di fattori variabili, come il livello dei prezzi del carburante, le tariffe autostradali, le tasse doganali e i costi per ritardi o danni alle merci.

 

Un’altra difficoltà riguarda la mancanza di strumenti adeguati per raccogliere e analizzare i dati. Senza un sistema centralizzato di monitoraggio e reportistica, le informazioni sui costi possono rimanere disperse in diversi sistemi, rendendo difficile una gestione efficace, tempestiva e unitaria. Inoltre, la natura dinamica dei costi di trasporto richiede un continuo aggiornamento delle informazioni, che può essere oneroso e richiedere risorse considerevoli. Talvolta manca anche un vero e proprio process owner.

 

Soluzioni per migliorare la visibilità

Per migliorare la visibilità dei costi di trasporto, le aziende possono adottare diverse soluzioni, sia sul fronte operativo sia su quello tecnologico. L’uso di software avanzati di gestione della supply chain e di piattaforme di monitoraggio in tempo reale consente di raccogliere e analizzare i dati in modo centralizzato, facilitando il controllo dei costi e l’individuazione di inefficienze. Si scontrano però con alcune limitazioni tecniche e devono innestarsi su un sistema di procedure e policy efficiente. Pensare che un software da solo possa risolvere i problemi è pura illusione. Per molte aziende, poi, non è necessario investire in nuovi tool informatici per raggiungere l’agognata visibilità sui costi di trasporto. D’altro canto, moderni sistemi di Business Intelligence (BI) permettono inoltre di visualizzare e interpretare i dati in modo intuitivo, supportando la presa di decisioni strategiche.

La digitalizzazione dei processi di fatturazione e di reporting aiuta a ridurre gli errori manuali e a garantire la coerenza e l’accuratezza dei dati, a patto che i dati di input siano a loro volta puntuali e corretti. Capita sovente infatti che nei sistemi le anagrafiche dei clienti o dei prodotti siano prive di informazioni fondamentali per costificare correttamente i flussi di trasporto. La possibilità di automatizzare alcune operazioni, come la verifica delle fatture e il calcolo dei costi di trasporto, consente alle aziende di risparmiare tempo e risorse, aumentando al contempo la trasparenza. L’opportunità di dotarsi o meno di strumenti deputati ad automatizzare queste operazioni dipende spesso dal volume dei flussi di trasporto pagati, valutando costi e benefici dell’investimento necessario (e il suo ritorno atteso). Per molte imprese la soluzione più equilibrata per ottenere la visibilità dei costi di trasporto è quella di affidarsi ad un servizio di freight audit.

 

Infine, una buona pratica per aumentare la visibilità dei costi è la creazione di partnership più solide e collaborative con i fornitori di servizi di trasporto. Stabilire canali di comunicazione chiari e condividere i dati relativi ai costi e alle performance può favorire una maggiore trasparenza e la possibilità di ottimizzare i costi attraverso un lavoro sinergico.

 

Conclusioni

La visibilità dei costi di trasporto è un fattore determinante per il successo delle aziende nel contesto odierno, in cui la competitività e l’efficienza sono cruciali. Adottare soluzioni tecnologiche avanzate e migliorare la comunicazione con i fornitori sono passi per ottenere un controllo preciso sui costi e migliorare la gestione della logistica. Investire in visibilità significa non solo risparmiare, ma anche prendere decisioni più informate e agire in modo proattivo per ottimizzare le operazioni aziendali. Un assessment sui trasporti aziendali serve per valutare criticamente la situazione di partenza e individuare le soluzioni migliori per aumentare l’efficienza e la visibilità. Le principali attività di norma svolte in questa tipologia di assessment sono:

  • individuazione e analisi del TCO (total cost of ownership) dei trasporti
  • mappatura del modello di funzionamento (organizzazione, attività, FTE)
  • mappatura dei software in uso
  • mappatura network (stabilimenti, filiali, magazzini, Ce.Di)
  • analisi dei flussi informativi connessi alla gestione dei trasporti
  • mappatura delle policy di acquisto e fornitori utilizzati
  • mappatura dei flussi di trasporto (volumi, quantità, frequenze, servizi adoperati, direttrici)
  • analisi dei listini di trasporto e della fatturazione.

 

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