Le aziende industriali gestiscono normalmente tre tipi di flussi fisici di materie prime e merci:

  • Flussi in ingresso (inbound): materiali e componenti da fornitori e resi di prodotti da clienti (inbound)
  • Flussi intercompany o infra-gruppo o per fasi di lavoro terziarizzate (trasporti industriali)
  • Flusso di prodotti finiti in uscita e distribuzione (outbound).

Ai flussi fisici sono associati flussi documentali: dagli ordini di trasporto alle fatture.

La quasi totalità delle aziende si affida ad operatori esterni specializzati per l’esecuzione dei trasporti. Solo una piccola minoranza si affida ad una flotta propria e quasi mai per la totalità dei volumi da spostare.

Ad ogni flusso di trasporto sono connessi dei costi. Nel caso di affidamento delle spedizioni ad operatori terzi, si riceverà fattura per i trasporti eseguiti. Le varie voci di costo presenti nelle fatture (ed il relativo metodo di calcolo) sono differenti a seconda della modalità di trasporto (corriere espresso, trasporto su strada, spedizione via mare, …) e della tipologia di servizio adoperata (standard, express, ore 9.00, …).

Come per tutte le altre fatture ricevute, anche per quelle relative a prestazioni di trasporto si impone la verifica della correttezza: è il passaggio di approvazione della fattura, cui seguono la “messa in pagamento” e la liquidazione.

Controllare le fatture di trasporto non è facile: ci sono tante voci di costo (charge codes) ed ogni fornitore ha una propria struttura tariffaria. Se si considera poi la molteplicità delle modalità di trasporto possibili, l’ampio ventaglio di servizi disponibili e magari anche i diversi Incoterms, appare evidente come il processo di controllo sia dispendioso in termini di tempo impiegato e spesso incerto nei risultati raggiunti. Non sempre l’ufficio amministrativo possiede tutte le informazioni e le competenze necessarie per il controllo delle fatture di trasporto.

Per risolvere la situazione, conviene impostare un sistema di freight audit.

Nella sua forma più elementare, il freight audit (l’insieme dei controlli sulle fatture di trasporto) si occupa di verificare che ai fornitori di trasporto sia pagato il corretto ammontare, senza sorprese.

Nelle forme più evolute, attuare un sistema di freight audit significa anche dotarsi di un cruscotto di monitoraggio di flussi e costi, con report e KPI.

Quando il numero di spedizioni e la spesa sono rilevanti, il controllo manuale delle fatture richiede troppo tempo per essere efficace. Occorre quindi agire nel senso dell’automazione o dell’outsourcing.

Il sistema di freight audit può essere implementato dotandosi di un tool per uso interno o acquistando il relativo servizio da un fornitore specializzato (outsourcing).

Nel primo caso occorre definire un progetto per la selezione del software idoneo e per l’assegnazione delle attività, che rimangono in capo all’azienda. Nel secondo caso, invece, si delega all’esterno l’intera attività, sgravando quindi il personale aziendale dell’onere.

Ma la differenza tra le due opzioni non si limita a ciò. Per sintetizzare le differenze e le peculiarità connesse alla scelta, torna utile la tabella di sintesi riportata qui sotto:

Una volta implementato il sistema di freight audit, si hanno a disposizione i dati di tutte le spedizioni in formato normalizzato (a prescindere dal flusso, dal servizio e dal fornitore): essi sono la base preferibile quando si vogliono fare valutazioni, comparazioni e simulazioni di fornitori/listini alternativi, ad esempio in occasione di un tender o di aggiornamenti tariffari.

L’esperienza di Smart VCO nel campo dei trasporti e del freight audit è utile in entrambi i casi:

– per chi sceglie di acquisire un servizio di controllo delle fatture di trasporto da un fornitore esterno, è stato sviluppato il servizio Smart Freight Monitor

– per chi sceglie di implementare un tool specialistico internamente, Smart VCO supporta nella software selection, nella definizione della policy delle spedizioni e nell’ottimizzazione dei trasporti.

In entrambi i casi, svolgere un progetto di cost reduction sui trasporti consente di implementare il sistema di freight audit su una policy già ottimizzata e di acquisire risorse aggiuntive da dedicare all’iniziativa.

Come saperne di più?

Per richiedere un check-up gratuito, invia una mail a info@smartvco.com, indicando il codice “SFM02”.