L’esternalizzazione della logistica, con la scelta di affidarsi ad un operatore logistico esterno normalmente chiamato 3PL (Third-Party Logistics o logistica di terze parti), è ormai una usanza molto diffusa, soprattutto per aziende che hanno un business con rilevante stagionalità o che importano dell’estero e non hanno intenzioni di concentrare risorse fisiche ed economiche nella gestione di attività di magazzino e distribuzione. Scelgono quindi di affidarsi ad aziende terze che invece hanno queste attività proprio come loro core business.

 

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Per procedere con una esternalizzazione della logistica, sia che si tratti della prima volta sia che si tratti di un rinnovo, viene normalmente condotto un tender tra più operatori. Il tender parte da un capitolato tecnico-economico che viene poi inviato agli operatori selezionati, viene spiegato e discusso. Vengono poi raffrontate le offerte ricevute e dopo gli opportuni chiarimenti si procede con la definizione di un contratto di appalto.

Poiché è un tender molto specialistico che viene fatto una volta ogni 3-5 anni, spesso gli uffici acquisti non hanno tutte le competenze per poterlo affrontare, né hanno la conoscenza approfondita di potenziali fornitori. Parimenti non possiedono la “sensazione” dei prezzi/costi delle varie attività coinvolte, né la conoscenza delle attività oggetto del tender.

Anche i legali che supportano di solito le aziende per la definizione dei contratti non hanno le competenze e la conoscenza di contratti di questo tipo e quindi tendono a tutelare oltre misura l’azienda cercando di mettere clausole capestro e creando, già prima di iniziare il rapporto contrattuale, forti tensioni con l’operatore logistico. Ciò comporta l’obbligo per la direzione generale o degli approvvigionamenti o della logistica i dover mediare, assumendosi responsabilità che il legale non specializzato in logistica non è in grado di consigliare.

 

Per quanto sopra, spesso il tender, a partire dal capitolato sino alla sua chiusura, viene seguito dalla parte operativa (direttore logistica o direttore supply chain), con l’ufficio acquisti che coordina solo la parte di impostazione formale senza avere contezza del contenuto.

 

Il risultato a cui spesso si giunge è quindi quello di contratti con tariffe non sempre congruenti con l’attività (si guarda solo al valore totale dell’attività e si tratta uno sconto in percentuale su tutto il valore) e contratti che non tutelano l’azienda in quanto scritti da chi non conosce in profondità l’attività. Sono contratti che invece l’operatore logistico conosce bene e in cui inserisce clausole a suo favore del cui effetto e significato il cliente se ne accorgerà soltanto durante gli anni successivi, senza potervi porre rimedio.

 

Ecco quindi che usufruire di un “esperto” del settore, soprattutto se si tratta della prima terziarizzazione dell’attività, è fondamentale per tutelare l’azienda e le persone che in essa lavorano. Affidarsi a consulenti che conoscono il mercato ed i suoi prezzi/costi,  che sappiano analizzare i dati individuando i corretti driver contrattuali,  preparare un documento di tender che tuteli il cliente, individuare un’idonea rosa di potenziali fornitori, preparare una bozza di contratto sia per la parte legale sia per la parte operativa, consigliare un legale specialista del settore che possa affiancare l’azienda e che insieme all’esperto definisca un contratto che tuteli il cliente da spiacevoli sorprese, senza arrivare allo scontro con l’operatore logistico.

 

Non è un normale contratto di fornitura o di un servizio che si può interrompere in qualsiasi momento, cambiando fornitore in maniera semplice e rapida. Questo è un contratto con cui l’azienda dà al fornitore, che di fatto dovremmo considerare un partner, una parte fondamentale dell’attività. È il fornitore/partner che avrà in casa sua la merce, che la dovrà preparare e consegnare al cliente finale. Se il fornitore non svolge correttamente il suo lavoro, seguendo l’azienda cliente in un mercato in continuo cambiamento, l’azienda pagherà un forte scotto, con possibile perdita di clienti, fatturato e credibilità.

Scelte di fornitori non idonei o contratti non scritti correttamente potrebbero anche far sì che l’operatore terzo si trovi dalla parte della ragione pur procurando disservizi.

L’esperto potrà poi definire con l’operatore un corretto progetto di dettaglio per dare corso all’outsourcing (trasferimento prodotto e start-up), garantendo così una corretta gestione e una corretta partenza.

Potremmo concludere affermando che la scelta di un “esperto”, per l’azienda non è un costo, ma un investimento che la tutela da quanto sopra descritto.

 

L’esperto nei contratti con i 3PL

Ultimamente la figura dell’”esperto” viene anche inserita nei contratti come figura riconosciuta dalle parti in caso di diversa interpretazione dei parametri chiave come i KPI. In questo caso, per evitare di dover ricorrere ad avvocati e tecnici di parte, cliente e fornitore scelgono, riconoscono ed accettano una figura o società che con il ruolo di esperto interpreti eventuali controversie accettandone il suo parere ed evitando di ricorrere a vie più onerose e lunghe.

 

In sintesi, come si imposta un tender della logistica per arrivare alla selezione del “giusto partner”? Si possono individuare sei fasi:

  1. Analisi dei dati (movimentazione prodotti, spedizioni a cliente, spedizioni inbound) ed esigenze particolari
  2. Preparazione del capitolato e del documento del tender
  3. Individuazione e scelta dei potenziali “partner”
  4. Preparazione del Contratto e definizione con il 3PL
  5. Comparazione e scelta finale, definizione KPI
  6. Piano di migrazione, gestione dell’outsourcing e start-up.

Non è una fase del tender, ma non per questo risulta meno importante: una volta avviato il rapporto col nuovo partner logistico occorre pensare a un’adeguata fase di monitoraggio, che evidenze eventuali aree che necessitino di un fine-tuning. E anche qui l’esperto come figura autorevole riconosciuto dalle parti potrà svolgere un ruolo non secondario.

 

 

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