La riduzione dei costi nell’approvvigionamento è un processo complesso e composito di riduzione delle spese non necessarie per aumentare l’utile e aumentare il margine di profitto. Le strategie di riduzione dei costi di approvvigionamento includono diverse tecniche, quali il consolidamento dei fornitori, la riduzione della spesa “maverick”, un’efficace gestione delle categorie e delle gare e una migliore gestione del rischio.

Ora più che mai, la riduzione dei costi è diventata l’obiettivo numero uno per le aziende che ricercano sempre l’eccellenza.

È essenziale ridurre i costi in modo da avere effetti immediati e al tempo stesso duraturi: un modo per farlo è gestire i costi di approvvigionamento. I costi associati all’acquisizione di beni e servizi da fonti esterne sono un indicatore chiave delle prestazioni. Come mai? Perché i costi di approvvigionamento forniscono un modo semplice e tracciabile per misurare le prestazioni dell’intero processo di approvvigionamento e dell’azienda in generale.

Quando si parla della riduzione dei costi ci sono alcuni punti essenziali che ogni azienda dovrebbe conoscere:

  • La riduzione dei costi deve comportare la riduzione e non il taglio totale dei costi
  • Le misure di riduzione dei costi non dovrebbero incidere sui processi e sulla qualità del prodotto
  • Eventuali modifiche al processo di produzione non devono influire sulla qualità del prodotto
  • La riduzione dei costi non dovrebbe mai essere esaurirsi in un processo a breve termine, ma dovrebbe essere più una soluzione a lungo termine.

Prima di intraprendere azione di riduzione dei costi è fondamentale comprendere i diversi tipi e componenti dei costi di approvvigionamento e identificare il motivo per cui si verificano tali spese.

Si parla spesso di riduzione dei costi in riferimento ai risparmi realizzati durante un processo di acquisto: tuttavia, è molto più di questo. Ad esempio, lo sviluppo di strategie di risparmio sui costi del processo di approvvigionamento di coinvolge diversi componenti come:

  • rinegoziazione e revisione dei termini e delle condizioni contrattuali dei fornitori
  • miglioramenti dei processi amministrativi e operativi
  • l’uso dei dati e della tecnologia
  • una migliore gestione del rischio
  • la gestione delle categorie
  • l’esecuzione di gare
  • Ridurre la spesa priva di ordine.

Implementando strategie efficienti in termini di costi, i team di gestione degli acquisti possono ottimizzare i flussi di lavoro operativi e massimizzare la loro redditività.

Cost Reduction vs. Cost Cutting

Sebbene sembrino due concetti correlati, sono in realtà abbastanza diversi. Il taglio dei costi (cost cutting) è una strategia messa in atto da un’azienda come ultima risorsa, la riduzione dei costi non è invece associata alla necessità.

A differenza del taglio dei costi, in cui l’azienda è costretta a subire cambiamenti, la riduzione dei costi è un processo volontario che aumenta la produttività e il profitto. Il più delle volte, le misure di taglio dei costi tendono ad essere dure rispetto alla riduzione dei costi.

Quindi la riduzione riguarda la riduzione dei costi crescenti e implica strategie che elevano l’azienda e la aiutano a crescere. D’altra parte, il taglio dei costi è più una strategia da “tempi disperati portano a misure disperate” e simboleggia l’instabilità.

Cost Saving vs. Cost Avoidance

Questa nota non sarebbe completa se non avessimo parlato della differenza tra evitare i costi e risparmiare sui costi. Si dovrebbe tenere traccia di entrambi per comprendere meglio l’intero valore fornito dal procurement.

Secondo il Chartered Institute of Procurement and Supply, la cost avoidance è una riduzione dei costi che si traduce in una spesa inferiore a quella che ci sarebbe stata altrimenti se l’esercizio di intervento sui costi non fosse stato intrapreso. Il tipico caso di cost avoidance si ha quando un fornitore invia una comunicazione di aumento dei prezzi e si usano le capacità negoziali per evitare l’aumento firmando un contratto di rinnovo a lungo termine. Questo è evitare i costi.

Come calcolare il risparmio in un contesto di prezzi crescenti? E quando non c’è un prezzo precedente da confrontare?

Questi due casi sono riconducibili a una sola casistica per quanto riguarda il calcolo del risparmio.

Gli esperti considerano la differenza tra il prezzo medio di tutte le quotazioni ricevute e il prezzo del contratto o dell’accordo di fornitura negoziato e concluso. Questo valore viene poi moltiplicato per il numero effettivo di articoli acquistati in un determinato periodo.

Quando e come ottimizzare i costi di approvvigionamento?

Anche se la tua azienda non sta attraversando un momento di crisi, è sempre essenziale trovare opportunità di risparmio sui costi. Anzi, più l’azienda ed i conti vanno bene, più sarà importante fare azioni per ottimizzare i costi di approvvigionamento. Questo approccio offrirà all’organizzazione le leve per negoziare meglio con i fornitori. Si consiglia di lavorare innanzitutto con i fornitori esistenti per creare riduzioni dei costi reali e durature, sfruttando il vantaggio della conoscenza reciproca e della relazione consolidata. Se invece si dovesse seguire il tradizionale percorso di risparmio sui costi, il processo richiederebbe di:

  • fare una gara
  • negoziare
  • selezionare un nuovo fornitore
  • organizzare un test
  • implementare
  • e infine quindi forse realizzare risparmi sui costi.

La sfida con questo approccio è che ci vogliono tempo e risorse significative per farlo. Questo ritardo nel risparmio sui costi non è un risultato desiderabile.

Ecco alcuni suggerimenti concreti su come le aziende possono ridurre i costi in modo efficace utilizzando iniziative rivolte ai fornitori esistenti, senza eseguire gare o RFQ:

  1. Analizza e scopri quali costi non ti servono. Nelle organizzazioni più estese, a volte c’è una mancanza di comunicazione o trasparenza tra le funzioni: accade così che chi approva e paga prodotti e servizi (costi esterni) e coloro che utilizzano e utilizzano il prodotto o servizio associato non sono in comunicazione. La comunicazione è un ingrediente chiave nell’ottimizzazione dei costi: è imperativo identificare i prodotti e i servizi che non sono in uso.
  2. Offri sostegno ai migliori fornitori in cambio dell’accettazione delle tue iniziative di risparmio sui costi: spesso con azioni o cambiamenti micro si può mettere il fornitore in condizione di risparmiare e trasferire a sua volta questo risparmio (almeno in parte) alla tua organizzazione.
  3. Riduci i costi di non conformità. Questi tipi di costo sorgono quando i fornitori non consegnano in conformità con la qualità, la quantità o il tempo previsti. Per ridurre questi costi, le organizzazioni possono iniziare a monitorare i casi di non conformità dei fornitori. Parla con le persone della tua azienda che ricevono e utilizzano i beni o i servizi forniti dai tuoi fornitori per ottenere un’immagine più chiara e oggettiva della situazione.
  4. Crea un team di cost optimization, se necessario cross-funzionale, che agisca con una logica per progetto. Se ritieni che le risorse interne non siano sufficienti, valuta l’opportunità di farti supportare anche da specialisti esterni.

Per informazioni su come ridurre i costi, richiedi un check-up gratuito dei costi no-core a info@smartvco.com, indicando il codice “C01”

UNSPSC: 80101500