I sistemi di gestione dei trasporti (TMS, Transportation Management System) nel corso del tempo si sono arricchiti di nuove funzionalità per fornire informazioni più dettagliate e risposte più rapide sull’iter delle spedizioni.

La logistica dei trasporti necessita di strumenti software come i TMS per far fronte alla crescente complessità del trasporto delle merci.

Non bisogna dimenticare che il trasporto è una componente molto onerosa, che, da sola, rappresenta oramai in molti casi circa la metà dei costi logistici complessivi da imputare ai prodotti venduti.

Che cosa sono i TMS?

I Transportation Management System (TMS) sono dei software per la gestione integrata e modulare di tutte le operazioni inerenti al trasporto delle merci.

In funzione del luogo di carico e/o consegna della merce, il sistema gestionale deve provvedere ad identificare le tipologie di vettore idonee alla specifica spedizione, tracciare l’itinerario di minimo costo, tenendo in considerazione la capacità di carico e la possibilità di sovrapporre e le merci in base alla loro tipologia.

Inoltre, bisogna organizzare e garantire una perfetta tracciabilità delle merci: individuando il destinatario finale, stabilendo a priori il miglior momento d’invio, tenendo in considerazione la composizione di unità economiche di trasporto e l’ottimizzazione dei percorsi per le consegne dirette.

In pratica, un sistema di gestione dei trasporti (TMS) è una piattaforma logistica che utilizza la tecnologia per aiutare le aziende a pianificare, eseguire e ottimizzare il movimento fisico dei prodotti, sia in entrata che in uscita, e assicurandosi che la spedizione sia conforme e che la documentazione adeguata sia disponibile. Questo tipo di sistema fa spesso parte di un sistema più ampio di gestione della supply chain management.

Un aspetto fondamentale è che un TMS fornisce visibilità sulle operazioni di trasporto quotidiane, informazioni e documentazioni sulla conformità commerciale e garantisce la consegna tempestiva delle merci.

Il fine ultimo della visibilità offerta da un sistema di gestione dei trasporti è quello di consentire una pianificazione ed esecuzione dei trasporti più efficiente, che si traduce in una maggiore soddisfazione del cliente (e di conseguenza in un incremento delle vendite e maggiori possibilità di crescita per l’azienda).

Quali aziende traggono un vantaggio dall’adozione di un TMS?

I sistemi di gestione dei trasporti vengono utilizzati in larga misura dalle aziende che devono spedire, spostare e/o ricevere merci con continuità nel corso del tempo.

Quali i vantaggi di un TMS?

I principali vantaggi di un Transportation Management System sono:

  • supporto nel pianificare, organizzare e tracciare il trasporto delle merci
  • conoscenza precisa dei costi di trasporto e la relativa riduzione
  • semplificazione nei processi della supply chain (diverse aree geografiche, modalità di trasporto e tipologia di operatore logistico)
  • automazione dei processi e del flusso documentale di trasporto
  • visibilità delle merci in transito
  • minor numero di passaggi manuali della documentazione accompagnatoria di una spedizione
  • risparmio di tempo
  • miglior servizio di customer service.

Sul mercato sono disponibili numerosi TMS, che si adattano praticamente alle esigenze di ogni azienda: non tutti i TMS dispongono delle stesse funzionalità.

Come implementare un TMS in azienda?

L’implementazione di un sistema TMS si articola in più fasi e vede la partecipazione di diversi interlocutori.

Il punto d’inizio è l’impostazione del progetto: si attuano la pianificazione delle risorse e la preparazione dell’infrastruttura del progetto e si organizzano alcuni incontri con gli stakeholder, per delineare il giusto approccio e per assicurarsi l’impegno delle parti. Tutti i progetti di questo tipo devono iniziare con lo sviluppo di una visione organizzativa condivisa: le principali parti interessate e i decisori devono essere allineati sugli obiettivi aziendali e sul piano per raggiungerli.

Si passa poi alla definizione della soluzione e delle funzionalità desiderate: si identificano i requisiti e i processi aziendali, i sistemi che necessitano di essere integrati al TMS, i flussi di informazioni e dati da impostare e gli obiettivi da raggiungere con l’implementazione del tool. In questa fase è fondamentale mappare tutte le informazioni provenienti dalle interfacce e dai punti dati dell’azienda che hanno un impatto sulla catena di distribuzione.

La terza fase è quella della vera e propria configurazione e implementazione IT, compresa l’integrazione con gli altri software e sistemi esistenti in azienda. In questa fase, a collaborare e coordinarsi sono principalmente il reparto IT dell’azienda e il team di assistenza del fornitore.

Il passaggio successivo è quello dei test e della formazione degli utenti chiave: occorre testare le funzionalità e le configurazioni specifiche in condizioni realistiche. Insieme al fornitore selezionato, l’azienda eseguirà una serie di test per individuare eventuali correzioni da effettuare. Questa fase include la formazione degli utenti chiave. Questi ultimi fungeranno da ambassador interni e prepareranno la documentazione necessaria per la formazione degli utenti finali.

Arriva quindi il momento del roll-out del TMS e dell’inizio dell’utilizzo all’interno dell’organizzazione. Nelle aziende che hanno più sedi, modalità di trasporto o specificità locali, si consiglia di iniziare con un’implementazione pilota, per testare la soluzione e apportare gli eventuali correttivi necessari prima di implementarla negli altri siti. Spesso anche nei progetti più piccoli si controllano le funzionalità in un ambiente pilota. Gli utenti chiave si prendono il tempo necessario per formare gli utenti finali, compresi i fornitori, i trasportatori e le terze parti coinvolte, con il supporto del fornitore del sistema TMS.

Alla fine arriva il momento del go-live: se il progetto pilota si è rivelato un successo, entra in funzione la soluzione definitiva. È il momento ideale per rafforzare la formazione supplementare agli utenti che ne hanno bisogno e impostare la relazione con il team di supporto del fornitore del TMS supporta per la gestione di eventuali problemi che insorgessero in seguito.

Perché è utile avvalersi di specialisti per la software selection e il supporto all’implementazione?

  1. Si trae vantaggio della maggiore conoscenza di un settore a elevato tasso di evoluzione tecnologica e con un numero elevato di player appartenenti a un mercato globale (si stima che il mercato globale dei TMS possa valere 28 miliardi di dollari nel 2027)
  2. Si prende esempio dai case history di successo che aiutano a prevenire o gestire al meglio eventuali criticità di progetto
  3. Si riducono i tempi di implementazione grazie ad un project management capace di dialogare con la funzione IT aziendale, con la funzione logistica e con la software house
  4. Si riducono le customizzazioni del software e i conseguenti costi di progetto.

Come saperne di più?

Per richiedere un check-up gratuito, scrivi a info@smartvco.com, indicando il codice “T01”.

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