Nei processi (aziendali e non solo) il primo passo per il miglioramento è la misurazione: infatti se non si conosce la realtà che si vuole migliorare, nessun cambiamento razionale è possibile.

Il trasporto costituisce fattore chiave del “servizio al cliente”: ad esempio, puntualità e precisione nelle consegne e assenza di danni alla merce sono requisiti minimali ed essenziali. Allo stesso tempo occorre mantenere sostenibile la spesa per servizi di spedizione.

Risulta quindi molto importante assegnare dei precisi obiettivi e misurarne il grado di raggiungimento (ed eventuali scostamenti) tramite alcuni KPI (Key Performance Indicators). Ogni azienda deve selezionare i KPI strategici per monitorare gli aspetti ritenuti salienti per il successo della propria attività.

Gli indicatori sono informazioni che si presentano come:

  • critici: costituiscono la base su cui il management basa le proprie decisioni
  • sintetici: sono di lettura veloce, espressi da una variabile semplice o composta
  • significativi: rappresentano in maniera puntuale i fenomeni aziendali oggetto di osservazione
  • prioritari: si rivelano indispensabili nei cicli di pianificazione e controllo a tutti i livelli aziendali (strategico, direzionale, operativo).

Come mettere alla prova il proprio sistema di indicatori?

Se uno scostamento del 10% registrato dal KPI non genera congratulazioni o azioni correttive, significa che quel KPI è inutile.

Il punto di partenza per costruire un sistema di valutazione dei processi logistici è costituito dalla corretta individuazione dei processi stessi e dalla definizione in modo univoco di quali siano gli obiettivi di ciascuno di essi, in una prospettiva di funzionamento complessivo e di ottimizzazione del sistema. Dopo aver identificato nitidamente i processi e gli obiettivi si può passare alla definizione delle misure opportune e quindi dei KPI.

Gli obiettivi assegnati nei trasporti sono di diversa natura:

  1. target di servizio
  2. target economici.

Tra i target di servizio assegnati ai fornitori, si possono annoverare quelli connessi a:

  • percentuale di spedizioni senza errori
  • On-Time Delivery
  • On-Time Pick-up
  • Leadtime.

Vi sono poi target assegnati a chi ha la responsabilità di gestire e pianificare le spedizioni. Alcuni esempi:

  • Livello di compliance alla policy
  • Grado di saturazione dei mezzi/container
  • Riduzione/ottimizzazione delle distanze percorse
  • Soglia di utilizzo di servizi premium (quindi più costosi).

Tra gli obiettivi economici ci sarà ad esempio il contenimento dell’incidenza del costo del trasporto sul venduto entro i benchmark di riferimento per il settore.

Nell’ambito della logistica distributiva, occorre valutare, tra gli altri aspetti, l’andamento della spesa per trasporti, dal punto di vista dell’efficienza, del livello di servizio e della compliance alla policy delle spedizioni.

Alcuni esempi di KPI utili per il monitoraggio dei trasporti sono:

  • la misurazione del costo di trasporto per unità di peso o di vendita: permette di sintetizzare la spesa totale di trasporto dell’organizzazione e l’impatto sulla marginalità delle vendite
  • la percentuale di saturazione dei mezzi di trasporto o dei container: consente di pianificare e concretizzare azioni che incrementino l’efficienza, come il redesign degli imballi
  • lo scostamento rispetto ai transit time dichiarati: registra le performance dei vettori e l’impatto sui tempi di consegna ai clienti
  • il grado di bilanciamento dei viaggi: serve per minimizzare i percorsi a vuoto, ottenendo un duplice beneficio, sul conto economico e sull’inquinamento generato (aspetto sempre più sentito, data l’attenzione posta al tema della sostenibilità)
  • numero dei reclami su numero totale di spedizioni: è un indice di difettosità e di qualità, importante da monitorare quando la customer experience dei propri clienti viene tenuta in considerazione
  • numero di fatture con errore sul numero totale di fatture: registra il lavoro extra richiesto all’organizzazione per la gestione degli errori amministrativi (verifiche, richieste di chiarimenti, correzioni, gestione note di credito)
  • incidenza dei costi accessori: KPI molto importante per le aziende che spediscono beni destinati al retail, possono emergere aspetti sorprendenti (l’incidenza dei costi accessori può arrivare al 30%).

Ma molti altri esempi sono possibili: quali KPI sono monitora la tua azienda?

Qui sotto sono elencate alcune buone pratiche che favoriscono l’efficienza:

  • tenere traccia dei KPI generali e specifici dell’azienda
  • adoperare delle dashboard che permettano a tutti gli utenti coinvolti nella gestione delle spedizioni di accedere ai KPI
  • utilizzare i dati ed i KPI per prendere decisioni razionali e non dettate dall’emotività del momento, dalle dicerie alimentate dalle “voci di corridoio” o da vere e proprie “leggende metropolitane”
  • ridurre l’incertezza monitorando le prestazioni
  • eseguire degli audit per verificare se l’efficienza operativa rispecchia i margini attesi
  • fornire feedback a tutti gli utenti interni e agli stakeholder esterni coinvolti
  • svolgere periodicamente un benchmarking tariffario.

Come posso saperne di più?

Per richiedere un check-up gratuito, invia una mail a info@smartvco.com, indicando il codice “K01”.