Un buon magazzino è un magazzino che aiuta l’azienda: occorre guardare ogni singola fase, ma nell’ottica del processo complessivo. L’operatività potrà quindi essere più veloce in una fase e meno in un’altra, l’importante è l’efficienza complessiva. Il WMS (Warehouse Management System) è il software di cui si avvalgono le aziende per gestire le operazioni di magazzino, dall’ingresso delle merci in un centro di distribuzione o polo logistico fino alla loro uscita.

 

Perché un WMS?

Ormai la maggior parte delle aziende gestisce il magazzino con il supporto di un WMS (le statistiche dicono che più del 50% delle aziende italiane gestisce il magazzino con un WMS). Le imprese che non ne sono dotate sono normalmente quelle di minori dimensioni, con un numero di magazzinieri molto limitato e talvolta non dedicati al solo magazzino. Ogni giorno vi sono aziende che intraprendono il passaggio da una gestione manuale ad una gestione con WMS e nessuna azienda che fa questo passaggio torna poi indietro.

 

Il WMS è uno strumento fondamentale sia per il responsabile operativo sia per le funzioni superiori (responsabile logistica ecc.) per poter:

  • avere una visione in tempo reale della situazione del lavoro e poter apportare eventuali azioni per arrivare agli obiettivi posti
  • poter misurare il carico di lavoro e pianificarlo
  • sapere chi fa cosa, e misurare non solo la produttività (efficienza) ma anche gli eventuali errori (efficacia) a livello di singola persona/cliente
  • avere le informazioni/dati per poter misurare il risultato (KPI)
  • avere la tracciabilità di tutti i processi operativi

 

I vantaggi rispetto ad una gestione manuale

Con lo sviluppo del progetto di implementazione del WMS ci si pone solitamente alcuni obiettivi:

  1. Standardizzare i processi operativi affinché siano chiari e possano essere implementati nel WMS
  2. Incremento saturazione magazzino per sopperire a incremento stock (sembrava che non vi fosse più spazio a magazzino ma ora sappiamo che la saturazione è di circa il 60/70% e possiamo avere un controllo giornaliero dello stock e della saturazione)
  3. Ottimizzare le attività del magazzino attraverso:
    1. La riduzione delle ore uomo complessive per lo svolgimento delle varie attività
    2. la possibilità di essere guidati dal sistema al fine di non necessitare di personale particolarmente esperto e poter così avere intercambiabilità tra le persone
  4. Avere dati disponibili per introdurre KPI utili per individuare azioni di miglioramento e monitorarne i risultati: se non misuro non gestisco!

 

Tutte le attività sopra riportate sono sviluppate e completate (inclusi i vari test) prima di procedere allo start-up, facendosi guidare dall’applicazione e soprattutto facendo sì che il responsabile del magazzino gestisca attività e personale con l’obiettivo di raggiungere KPI prestabiliti e utilizzando al meglio le risorse. Eventuali miglioramenti successivi e ulteriori potranno essere conseguiti sulla base di segnalazioni di problemi o suggerimenti validi.

La progettazione anche di un nuovo layout permette di abbandonare la gestione a vista con cui molte imprese sono abituate a convivere.

 

I benefici economici di una gestione con WMS

Per implementare un WMS è fondamentale sviluppare un progetto organizzativo che, partendo dalla situazione as-is e quindi da un’analisi dei processi e dei dati, permetta di impostare un progetto che coinvolga sia la fisicità del magazzino (layout), sia l’operatività del responsabile e dei magazzinieri. In funzione di tale analisi si sviluppa il progetto, gli obiettivi e il percorso per raggiungerli.

 

Il progetto normalmente parte dall’analisi della produttività. In funzione:

  • dei volumi (pallet interi e SKU prelevate)
  • del numero di codici gestiti e del layout del magazzino
  • dell’organico a magazzino (nel magazzino interno e in quelli esterni, se presenti)

si può progettare:

  • un nuovo layout,
  • una nuova logica operativa guidata da WMS.

In funzione dei parametri (numero di pallet, numero di scatole/altra SKU prelevate, numero di righe ed altri parametri quali peso colli, sovrapponibilità, ecc.) si determinano i tempi di progetto utilizzati per valutare la produttività del magazzino.

 

Che cosa consente il WMS?

  • Stock e area picking: sfruttare al 100% tutti gli spazi disponibili, grazie ad un sistema che gestisce in tempo reale non solo quanto prodotto c’è ma anche dove si trova, gestendo oltre al codice e alla sua quantità anche il lotto e la eventuale data di scadenza, nonché altri parametri che si volessero gestire
  • I tempi di ubicazione e prelievo sono equiparabili a quelli di un sistema manuale ben gestito e con l’utilizzo potranno ulteriormente migliorare (se le persone operative si fermano a ragionare quasi sempre questo comporta una perdita di tempo)
  • Maggiore intercambiabilità del personale, in quanto gli operatori sono guidati dal sistema (non si ha la necessità di conoscere a memoria la localizzazione del prodotto a magazzino: occorre solo conoscere le sue caratteristiche e come manipolarlo), con una gestione semplificata del personale e del lavoro da parte del responsabile
  • Eliminazione delle operazioni di sistemazione del magazzino per compattare i codici (spostamento di pallet, ad esempio) e poterlo gestire “a vista”
  • Non perdere tempo nella ricerca del prodotto avendo una gestione informatica che sa perfettamente dove si trova
  • Utilizzo del personale al meglio, con recupero e guadagno di produttività.

L’esperienza di numerose aziende evidenzia che normalmente un WMS con la nuova organizzazione porta ad un a riduzione di circa il 20% dei costi (o se preferiamo ad un guadagno di produttività del 20%).

 

Quali problemi possono presentarsi?

Si possono presentare alcune tipologie di problemi:

  • Una resistenza prossima all’opposizione al progetto da parte del responsabile del magazzino, che si oppone ad attuare la nuova organizzazione, allungando così i tempi di messa regime
  • Magazzini che di fatto hanno una gestione anarchica, ognuno ha un suo compito e se ha tempo in esubero rallenta o lo impegna parlando con i colleghi, in assenza di qualcuno che gli “batta il tempo”.
  • Il responsabile non coordina e pianifica il lavoro in modo che il personale sia sempre impegnato.

 

I KPI

Gli indicatori permettono di misurare in maniera oggettiva le performance del magazzino, sia a livello di magazzino nella sua complessità (e quindi la bontà di chi lo gestisce) sia a livello della singola persona. I KPI si basano su dei parametri di riferimento e si confrontano tra quello che sono poi i tempi reali. Ad ogni azione corrisponde una reazione. Quindi ogni volta che si modifica l’operatività, si può misurare l’effetto su base giornaliera/settimanale/mensile tramite i KPI e capire se l’azione ha portato un miglioramento della performance.

Solo se siamo in grado di misurare l’attività possiamo gestirla, capire dove siamo mancanti ed intervenire. È quindi importante scegliere i giusti KPI che aiutino a misurare e capire eventuali trend e conseguentemente intervenire per tempo.

 

Tempi di progetto e tempi reali

Nei progetti di ottimizzazione o progettazione di un magazzino, vengono definiti i tempi standard a seguito dell’analisi deidati di progettazione, in funzione di vari parametri (numero dei codici gestiti, analisi ABC degli stessi, colli e righe a picking, layout impostato, …) e dell’esperienza.

Una volta implementato il sistema, quando gli operatori lavoreranno guidati dal sistema si potrà fare un rilievo tempi e metodi per verificare lo scostamento rispetto ai tempi di progetto.

La difficoltà di verificare sul campo i tempi standard è notevole in quanto è funzione:

  • che non vi siano problemi (ad esempio, merce che non si trova, o abbassamento del prodotto a livello terra non fatto)
  • dell’operatore che segua il WMS e non perda tempo a ragionare
  • dell’operatore coinvolto
  • della lista dei codici da prelevare e da dove sono allocati a magazzino.

Quanto sopra può rendere poco valida una rilevazione sul campo.

Alcuni esempi di queste possibili situazioni:

  1. Differenza tra due operatori: se si devono prelevare ad esempio 5 scatole a pick da un pallet posto al primo livello (quindi non a terra):
    1. L’operatore A scende dal carrello elevatore, preleva le 5 scatole e le mette sul pallet che sta preparando con prodotto a picking che si trova sulle forche del carrello. Può metterci circa 30 secondi
    2. L’operatore B:
  • posa il pallet a picking per terra,
  • fa manovra e inforca il pallet posto al primo livello e sempre facendo manovra lo porta vicino a dove ha messo il pallet a pick che sta preparando,
  • scende dal carrello e preleva le 5 scatole mettendole sul pallet a pick,
  • risale sul carrello e facendo manovra rimette il pallet al suo posto al primo livello,
  • fa manovra e va a inforcare il pallet del pick che è a terra,
  • per fare tutto questo impiega 2 minuti (4 volte quello che ci mette l’operatore A).

Il tempo teorico è di 50 secondi, l’operatore A sta sotto (-40%), mentre l’operatore B sta sopra (+140%).

  1. Collo da 20 kg o più: l’operatore può prelevarle in autonomia oppure chiamare in aiuto un collega che faccia il lavoro al suo posto. Nel frattempo può passare a prelevare la riga successiva o attendere che arrivi l’uomo. È chiaro che a seconda di cosa decide di fare il tempo dell’operazione si può allungare di molto.
  2. Posizione prodotto a magazzino: si possono ad esempio prelevare codici che sono vicino e nello stesso corridoio, quindi più codici scendendo 1 sola volta dal carrello ed evadendo più righe, oppure fare lunghi percorsi per andarli a prendere.
  3. Corridoio ostruito:
    • spesso gli operatori mettono ordini in preparazione dentro ai corridoi. Se si deve prendere prodotto in quel corridoio si impiega molto tempo e quindi non si rispettano i tempi (si è più lunghi di quanto dice il tempo teorico)
    • l’ufficio non ha fatto fare l’abbassamento e quindi ci si ferma e si perde tempo
    • l’ufficio non ha sistemato la lista (cancellato quanto mancante o arrotondato al pallet/mezzo pallet, …): mancanze che allungano i tempi di preparazione della lista.

Il progetto per la definizione di un magazzino (layout e operatività) porta proprio a definire dei tempi medi per le varie operazioni che sul medio-lungo periodo (settimana/mese) portino a far coincidere il tempo totale reale del periodo con il tempo teorico. Il tempo teorico (o di progetto) è il target a cui il responsabile del magazzino deve arrivare

 

Per richiedere un check-up gratuito, invia una mail a info@smartvco.com, indicando il codice “W07”.

 

UNSPSC: 95141706