What are the differences among RFI, RFQ, RFT and RFP?

9 October 2018

Nel mondo degli approvvigionamenti e degli acquisti ci sono alcuni acronimi che ricorrono sovente: RFI, RFQ, RFT e RFP. Innanzitutto è importante identificare le definizioni:

– RFI (Request For Information): è un’indagine di mercato aperta, alla ricerca di dati generali che consentano una comprensione del fenomeno;

– RFQ (Request For Quotation): è un’opportunità per i potenziali fornitori per presentare un’offerta economica sulla soluzione scelta dal cliente;

– RFT (Request For Tender): è un’opportunità per i potenziali fornitori di presentare un’offerta per la fornitura di beni o servizi a fronte di una richiesta dettagliata (bando di gara di mercato);

– RFP (Request For Proposal): a volte basata su una precedente RFI, è una richiesta basata sui requisiti aziendali posti dagli acquisti per soluzioni specifiche al problema.In the world of procurement and purchasing some terms are often used: RFI, RFQ, RFT and RFP.

First of all, it is important to identify the definitions:

– RFI (Request For Information): it’s an open enquiry that spans the market seeking broad data and understanding;

– RFQ (Request For Quotation): it’s an opportunity for potential suppliers to competitively cost the final chosen solution;

– RFT (Request For Tender): it’s an opportunity for potential suppliers to submit an offer to supply goods or services against a detailed tender;

– RFP (Request For Proposal): sometimes based on a prior RFI, it’s a business requirements-based request for specific solutions to the sourcing problem.

Request For Information (RFI)

This is a standard business process, whose purpose is to collect written information about the capabilities of various suppliers. Normally it follows a format that can be used for comparative purposes. In addition to gathering basic information, an RFI is often used as a solicitation sent to a broad base of potential suppliers, in preparation for an RFP or RFQ.

Topics:

– The suppliers, including: facilities, finances, attitudes, and motivations;

– The state of the supply market and its dynamics;

– Trends and factors driving change;

– Alternative pricing strategies;

– Supplier competition;

– Breadth and width of product/service offerings, by supplier;

– Supplier strategic focus, business, and product plans.

Request For Quotation (RFQ)

It is a procurement solicitation in which a company asks outside vendors to offer a quote for the completion of a specific task or project. An RFQ is typically used when products and services are standard or off-the-shelf, which allows the soliciting company to compare the various bids easily.

An RFQ is a solicitation sent to potential suppliers containing in detail all relevant parameters of the intended purchase, such as:

– Personnel skills, training level or competencies;

– Part descriptions/specifications or numbers;

– Quantities/Volumes;

– Description or drawings;

– Quality levels;

– Delivery requirements;

– Term of contract;

– Terms and conditions;

– Draft contract.

Request For Tender (RFT)

An RFT is a procurement open invitation for suppliers to respond to a defined need as opposed to a request being sent to potential suppliers. The RFT usually requests information required from a RFI.

A RFT is often not a very time or cost efficient method for procurement to source supply, due to its lack of defined business requirements. Without proper procurement training however, too many buyers issue RFQ’s that are in reality RFT’s.

Request For Proposal (RFP)

An RFP is a bidding solicitation in which a company announces that funding is available for a particular project or program, and companies can place bids for the project’s completion.

Typically, the RFP leaves all or part of the precise structure and format of the response to the discretion of the suppliers.

Request For Information (RFI)

È una procedura standard che ha l’obiettivo di raccogliere documentazione e informazioni su diversi fornitori. Di solito adopera un formato che consenta comparazioni. Oltre a raccogliere informazioni di base, è spesso usata per coinvolgere un ampio numero di fornitori, in preparazione di una RFP o RFQ.

L’ambito di indagine:

– I fornitori, incluso: strutture, solidità finanziaria, campo d’elezione e motivazioni;

– Lo stato del mercato di fornitura e relative dinamiche;

– Trends e fattori che spingono al cambiamento;

– Strategie di pricing alternative;

– Concorrenza tra fornitori;

– Ampiezza e profondità della gamma di prodotti/servizi, per fornitore;

– Approfondimento strategico sui fornitori ed i loro piani di prodotto.

Request For Quotation (RFQ)

È la sollecitazione che l’azienda rivolge ai fornitori per la quotazione di attività specifiche. Si adotta tipicamente una RFQ per prodotti e servizi standard, in modo da poter facilmente confrontare le offerte.

Il documento di RFQ sarà quindi inviato ai potenziali fornitori ed includerà in dettaglio tutti i parametri importanti, come:

– Capacità professionali e competenze delle persone;

– Descrizione/specifiche o codici dei prodotti;

– Quantità/Volumi;

– Descrizione o disegni tecnici;

– Requisiti qualitativi;

– Termini di consegna;

– Termini contrattuali e di pagamento;

– Bozza contrattuale.

Request For Tender (RFT)

Una RFT è un invito aperto rivolto ai fornitori per rispondere ad un’esigenza specifica. Di solito presuppone una preventiva RFI per la raccolta di informazioni.

Spesso si dimostra una procedura inefficiente a causa della mancanza di requisiti definiti. A causa della mancanza di chiarezza, troppo spesso I buyer emettono delle RFQ che sono in realtà delle RFT.

Request For Proposal (RFP)

Una RFP è una richiesta di offerta in cui l’azienda comunica la disponibilità di risorse disponibili per un particolare progetto o programma ed i fornitori possono presentare offerte per il completamento del progetto.

In genere, la RFP lascia tutta o parte della struttura e del formato della risposta a discrezione dei fornitori.

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